Reengineering procesów: typy, modele, fazy i przykłady

Reengineering procesów to strategia zarządzania przedsiębiorstwem, która koncentruje się na analizie przepływów pracy i procesów biznesowych organizacji, aby osiągnąć znaczną poprawę wydajności, wydajności i jakości.

Jest to praktyka przemyślenia i przeprojektowania sposobu wykonywania pracy, aby lepiej wspierać misję organizacji i obniżyć koszty. Proces biznesowy odnosi się do zestawu zadań lub powiązanych ze sobą działań przeprowadzanych w celu osiągnięcia określonego wyniku.

Zaczyna się od oceny wysokiego poziomu misji organizacji, celów strategicznych i potrzeb klienta. Zadawane są podstawowe pytania, takie jak Czy musisz przedefiniować misję? Czy cele strategiczne są zgodne z misją? Kim są klienci?

Firma może stwierdzić, że działa w wątpliwych założeniach, szczególnie w zakresie potrzeb i życzeń swoich klientów. Dopiero po ponownym rozważeniu przez organizację, co powinno robić, decyduje, jak to zrobić lepiej.

Skup się na procesach

W ramach podstawowej oceny misji i celów reengineering koncentruje się na procesach organizacji, krokach i procedurach, które regulują sposób, w jaki zasoby są wykorzystywane do tworzenia produktów i usług, które spełniają potrzeby klientów. w szczególności na rynkach.

Reengineering identyfikuje, analizuje i przeprojektowuje podstawowe procesy biznesowe organizacji w celu osiągnięcia znaczącej poprawy krytycznych miar wydajności, takich jak koszty, jakość, obsługa i szybkość.

Uważa się, że technologia informacyjna działa jako czynnik ułatwiający tworzenie nowych form organizacji i współpracy, zamiast wspierać istniejące funkcje biznesowe.

Reengineering procesów wywodzi się z różnych dyscyplin i można zidentyfikować cztery główne obszary, które mogą ulec zmianie: organizacja, technologia, strategia i ludzie. Wizja procesu jest używana jako wspólna struktura do rozważenia tych obszarów.

Typy

Istnieją trzy różne rodzaje reengineeringu procesów, które może rozpocząć każda firma:

Reengineering w celu poprawy kosztów

Ten rodzaj reengineeringu może doprowadzić firmę do nadzwyczajnych redukcji kosztów procesów, które nie są fundamentalne, albo radykalnie zmieniając te procesy, albo nawet całkowicie je eliminując.

Wykracza daleko poza to, co można osiągnąć dzięki zwykłym wysiłkom, które są podejmowane w celu obniżenia kosztów.

Reengineering by być bardziej konkurencyjnym

Dzięki wysiłkowi tego rodzaju reengineeringu dąży się do pogłębienia głównych procesów produkowanych w przedsiębiorstwie.

Ma to być najlepszy w swoim rodzaju, na poziomie światowej klasy, przy jednoczesnym osiągnięciu konkurencyjnej równoważności z firmami, które w przeszłości ustanawiały zasady i ustalone standardy branżowe.

Reengineering dla radykalnego punktu innowacji

W tego rodzaju reengineeringu staramy się zlokalizować i wprowadzić radykalne punkty innowacji, zmienić istniejące zasady i ustanowić nową definicję najlepszych w klasie dla wszystkich firm, które próbują stać się jedną.

Modele

Model ADKAR

Model koncentruje się na zmieniającym się elemencie ludzi, a konkretnie na tym, jak zapewnić, aby pracownicy zaangażowali wsparcie i wierzyli w zmianę.

Po wykonaniu tego, model porusza się, aby spojrzeć na wymiar biznesowy, koncentrując się na identyfikacji potrzeby zmiany, celach, które muszą zostać spełnione, sposobie, w jaki spełnią te cele i skali czasu, w której zostaną ukończone.

Zarówno wymiar biznesowy, jak i osobisty muszą być starannie podjęte, aby wdrożyć skuteczną strategię zmian. Istnieje pięć kluczowych kroków zapewniających wsparcie pracowników.

Świadomość

Pracownicy powinni zdawać sobie sprawę z tego, jaka dokładnie zmiana ma miejsce i dlaczego jest to konieczne. Jeśli pracownicy nie są świadomi tych rzeczy, mogą stracić motywację i kierunek w ramach strategii.

Kierownictwo odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu, że pracownicy są w pełni świadomi każdego elementu procesu zmian.

Pragnienie

Wsparcie strategii zmian musi pochodzić od pracowników. Zamiast wymuszać zmiany na pracownikach, włączenie ich do wizji i rozwoju projektu zapewni ich wsparcie dla końcowego wyniku.

Wiedza

Reengineering prawdopodobnie przyniesie zmianę rutyny i umiejętności pracowników, jak również ogólną zmianę w organizacji.

Z tego powodu pracownicy muszą uzyskać pełne wsparcie, aby zdobyć i rozwinąć te umiejętności.

Umiejętność

Ta wiedza musi być rozwijana, ale może się zdarzyć tylko wtedy, gdy jednostki posiadają niezbędne umiejętności.

Wzmocnienie

Proces zmian i nagrody dla osób, które zmieniają swoje metody, należy wzmocnić po zmianie. Dzięki temu pracownicy opierają się pokusie powrotu do starych nawyków.

Model przejścia mostów

Główną zaletą modelu jest to, że skupia się na przejściu, a nie na zmianie. Różnica między nimi jest subtelna, ale ważna.

Zmiana jest czymś, co przydarza się ludziom, nawet jeśli się z tym nie zgadzają. Z drugiej strony, przemiana jest tym, co dzieje się w umysłach ludzi, gdy przechodzą przez zmianę.

Zmiana może nastąpić bardzo szybko, podczas gdy przejście zwykle następuje wolniej.

Model podkreśla trzy etapy przejścia, przez które przechodzą ludzie, kiedy ulegają zmianie. Są to:

- Rozwiązanie, utrata i odejście.

- Strefa neutralna.

- Nowy początek.

Bridges mówi, że ludzie przechodzą przez każdy etap w swoim własnym tempie. Na przykład ci, którzy czują się komfortowo ze zmianą, prawdopodobnie szybko przejdą do trzeciego etapu, podczas gdy inni pozostaną w pierwszym lub drugim etapie.

Fazy

Reengineering procesów biznesowych nie jest łatwym zadaniem. Jeśli pomyślne ukończenie każdej z faz, próby zmiany mogą się nie powieść.

Zidentyfikuj i poinformuj o potrzebie zmiany

Należy przeprowadzić dochodzenie. Jakie procesy mogą nie działać? Czy w niektórych aspektach konkurencja jest lepsza czy gorsza niż firma?

Po uzyskaniu wszystkich informacji należy sporządzić bardzo kompletny plan z udziałem liderów różnych działów.

Kierownictwo będzie musiało odgrywać rolę sprzedawcy. Powinien przekazać wspaniałą wizję zmiany i pokazać, w jaki sposób wpłynie ona pozytywnie na nawet najniżej ocenianych pracowników.

Zbierz zespół ekspertów

Podobnie jak w przypadku każdego innego projektu, przebudowa procesu wymaga zespołu wysoce wyszkolonych i zmotywowanych ludzi, którzy przeprowadzą niezbędne kroki. W większości przypadków zespół składa się z:

Senior Manager

Jeśli chodzi o dokonanie poważnej zmiany, potrzebujesz nadzoru nad kimś, kto może podejmować decyzje i z kim bezpośrednio się skontaktować.

Menedżer operacyjny

Będziesz potrzebował kogoś, kto zna komplikacje tego procesu. Tam interweniuje menedżer operacyjny, który pracował z procesami i mógł wnieść swój wkład dzięki swojej ogromnej wiedzy.

Reengineering ekspertów

Potrzebni będą właściwi inżynierowie. Reengineering procesów może wymagać doświadczenia w kilku różnych dziedzinach, od IT do produkcji.

Znajdź nieefektywne procesy i zdefiniuj kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)

Poprawne wskaźniki KPI muszą zostać zdefiniowane. KPI zazwyczaj różnią się w zależności od optymalizowanego procesu.

Następnie procesy należy śledzić indywidualnie. Najłatwiej to zrobić, mapując procesy biznesowe.

Łatwiej jest, jeśli krok po kroku masz wszystko na piśmie. W tym miejscu menedżer operacyjny jest przydatny, ponieważ ułatwia definiowanie i analizowanie procesów.

Najbardziej podstawowym sposobem pracy z procesami są diagramy przepływu. Weź ołówek i papier i nagrywaj procesy krok po kroku.

Jeśli masz większą wiedzę na temat technologii, korzystanie z oprogramowania do analizy procesów może ułatwić wszystko.

Przeprojektuj procesy i porównaj KPI

Kiedy dojdziesz do tego punktu, nie ma wiele do dodania. Teraz musimy kontynuować wdrażanie teorii i sprawdzać, jak utrzymywane są kluczowe wskaźniki wydajności.

Jeśli kluczowe wskaźniki wydajności pokazują, że nowe rozwiązanie działa lepiej, możesz powoli skalować rozwiązanie, wprowadzając je w życie w coraz większej liczbie procesów firmy.

Przykłady

Ford Motors

W latach 80. amerykański przemysł samochodowy przeżywał recesję. Dążąc do obniżenia kosztów, Ford postanowił dogłębnie przeanalizować procesy biznesowe niektórych działów, starając się znaleźć nieefektywne procesy.

Zauważyli, że w dziale księgowości pracuje ponad 500 osób. Dla porównania, około 100 osób pracowało w tym samym dziale w swojej konkurencji Mazda.

Chociaż Ford był większą firmą, ustalono wymierny cel polegający na zmniejszeniu liczby pracowników w tym dziale do zaledwie 200 osób.

Zapoczątkowali inicjatywę reengineeringu procesu, aby dowiedzieć się, dlaczego dział ma tak wielu pracowników. Przeanalizowali obecny system i odkryli, że działa on w następujący sposób:

- Gdy dział zakupów napisał zamówienie zakupu, wysłał kopię do działu płatności.

- Następnie dział kontroli materiałów otrzymał towary i wysłał kopię dokumentu dotyczącego zobowiązań.

- Jednocześnie dostawca wysłał pokwitowanie za towary dostarczone do rachunków.

Całkowicie nowy proces

Pracownik odpowiedzialny za rachunki musiał powiązać trzy zamówienia, a gdy je sparował, ręcznie wystawił płatność. Ten proces wymagał dużo pracy w dziale.

Zamiast wprowadzać drobne zmiany, Ford opracował zupełnie nowy proces. Technologia informacyjna odegrała ważną rolę w tym nowym procesie.

Opracowali bazę danych, do której wysłano powiadomienie, gdy dział zakupów złożył zamówienie.

Kiedy materiały zostały dostarczone, pracownik sklepu wprowadził je do komputera. W ten sposób mógł natychmiast sprawdzić, czy dostarczone materiały były w porządku, aby następnie zostały automatycznie zapłacone.

W ten sposób całkowicie wyeliminowano fakt, że pracownicy zobowiązani do rozliczenia starają się dopasować zamówienia, zmniejszając liczbę pracowników administracyjnych o 75%.

Taco Bell

Taco Bell odtworzył swoją działalność, koncentrując się bardziej na aspekcie usług i centralizacji obszaru produkcyjnego.

Wraz z utworzeniem programu K-Minus, teraz mięso, kukurydza, fasola, sałata, ser i pomidory do restauracji przygotowano na zewnątrz restauracji. W restauracjach tylko te przygotowane składniki były składane, gdy klient ich zażądał.

Niektóre z sukcesów tego nowego sposobu pracy to większa motywacja pracowników, lepsza kontrola jakości, mniej wypadków, większe oszczędności i więcej czasu na skupienie się na obsłudze klienta.

Zalety i wady

- Zalety

Zmniejsz koszty i czasy cykli

Przebudowa procesu redukuje koszty i czasy cykli, eliminując nieproduktywne działania i pracowników, którzy je wykonują.

Reorganizacja zespołu zmniejsza zapotrzebowanie na różne poziomy administracji, przyspiesza przepływ informacji, eliminuje błędy i powtarzanie pracy spowodowane wielokrotnymi transferami.

Popraw jakość

Reengineering procesów poprawia jakość poprzez zmniejszenie fragmentacji pracy i ustanowienie wyraźnej własności procesów.

Pracownicy biorą odpowiedzialność za swoją produkcję i mogą mierzyć swoje wyniki na podstawie szybkich informacji zwrotnych.

Zwiększ wydajność

Celem reengineeringu procesowego jest modernizacja przestarzałych procesów i często przynosi oszczędności czasu. Na przykład organizacja może odkryć, że pewien proces może zostać przeprowadzony przez dwóch pracowników zamiast czterech.

Orientacja na klienta

Zmieniając orientację zadania na orientację procesu, nacisk kładzie się na kliencie. Ma to tę zaletę, że wszystkie nieistotne procesy szybko przechodzą na pierwszy plan, po czym można je łatwo usunąć lub zmodyfikować.

Popraw pozycję konkurencyjną

Zwykle zmiany dokonywane przez organizację są zauważane tylko stopniowo. Aby jednak utrzymać konkurencyjność i zaspokoić potrzeby klientów, musimy działać właściwie.

Wraz z reengineeringiem procesów radykalne zmiany są wprowadzane w stosunkowo krótkim czasie.

-Wady

Dostosowanie personelu

Niektórzy pracownicy mogą nie przystosować się do zmian, a nowi wyznaczeni menedżerowie mogą czuć się przytłoczeni. Inni pracownicy staną się przestarzali, jeśli ich główna funkcja zostanie wyeliminowana w ramach przeglądu procesu.

Jeśli pracownik w poniedziałek rano słyszy, że kompletny opis jego pracy został zmieniony, może się to wydawać niepokojące.

Dlatego bardzo ważne jest, aby wprowadzone zmiany były dobrze komunikowane pracownikowi.

Wymaga inwestycji

Przebudowa procesu zwykle wymaga inwestycji, szczególnie w technologię. Przestarzałe metody, takie jak ręczne wykonywanie zadań, zastępowanie twarzy programami komputerowymi.

Programy poprawiają efektywność i redukują błędy, ale firma musi inwestować w oprogramowanie i szkolenia, co jest kosztowną opcją dla firm, które chcą natychmiast zredukować wydatki.