Jak wygląda schemat organizacyjny hotelu? (i jego funkcje)

Schemat organizacyjny hotelu reprezentuje zadania, które musi spełnić hotel, aby realizować swoje procesy pracy, misję, wizję i wartości.

Każdy hotel, zarówno mały, średni, jak i duży, potrzebuje struktury organizacyjnej do wykonywania codziennych operacji. Służy do dzielenia zadań, określania pracy dla każdego działu i delegowania uprawnień w ramach i między działami.

Powyższy schemat organizacyjny jest charakterystyczny dla hotelu pięciogwiazdkowego, chociaż hotel czterogwiazdkowy może mieć taką samą liczbę apartamentów lub więcej. Liczba gwiazd może zejść lub wznieść się niezależnie od liczby wydziałów.

Na przykład hotel «NY King» może zatrzymać wszystkie apartamenty i wznieść się z 4 do 5 gwiazdek. Lub odwrotnie; zejdź z 5 do 4 gwiazdek i utrzymaj wszystkie wydziały.

Liczba apartamentów będzie się różnić w zależności od usług oferowanych przez hotel. Być może luksusowy hotel -stars- oferuje usługi turystyczne dla klientów, siłownię, basen, korty tenisowe, SPA, dyskotekę ... Inny hotel o mniejszych rozmiarach nie będzie miał tych dodatkowych usług i dlatego nie będzie potrzebował tak wielu pracowników, zmniejszając liczbę departamenty.

Najczęstsze najwyższe stanowiska w hotelu to: dyrektor, dyrektor marketingu, dyrektor ds. Księgowości, dyrektor personelu, dyrektor ds. Inżynierii, dyrektor ds. Zakupów, kierownik pokoju i kierownik restauracji.

Z tych pozycji generowane są inne, które są gorsze, ale nie mniej ważne, aby spełnić główną funkcję hotelu; pomieścić gości dających najwyższą możliwą jakość, w zależności od liczby gwiazdek każdego hotelu.

Kto jest odpowiedzialny za organizację hotelu?

Zwykle kierownikiem schematu organizacyjnego w firmie jest dyrektor działu kadr.

Oprócz schematu organizacyjnego, musisz mieć dobrze zdefiniowane stanowiska pracy w „opisie stanowiska”, aby funkcje każdego pracownika były dobrze zdefiniowane. Będzie to niezbędne do zatrudniania nowych pracowników, a każdy pracownik będzie wiedział, co robić.

Z drugiej strony, istnieją hotele, które zlecają outsourcing funkcji HR, zwłaszcza mniejsze hotele, które nie są częścią sieci hotelowych.

Wspólne zadania w hotelu i jego funkcje

1- Dyrektor generalny / kierownik hotelu

Jest to najwyższa odpowiedzialność:

• Odpowiada za administrację, kontrolę i rozwój hotelu, sprawdzając, czy wszystkie pozostałe działy funkcjonują w najlepszy możliwy sposób.
• Określa politykę firmy i cele, które muszą zostać spełnione.
• Sprawdź, czy każdy dział spełnia wyznaczone cele, zapewniając doskonałą jakość usług.
• Zarządza zarządzaniem zasobami ludzkimi, marketingiem, bezpieczeństwem, jakością i koordynacją wszystkich aspektów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania hotelu.

2- Kierownik sprzedaży

Oprócz uzupełnienia innych głównych działów, jego główną funkcją jest angażowanie się w sprzedaż i reklamę:

• Znajdź klientów
• Przedstaw dla firmy.
• Zaoferuj usługi.
• Bliskie umowy z klientami.
• Opracuj strategie reklamowe.
• Promuj usługi hotelowe.
• Szukaj potencjalnych klientów.
• Raportuj wyniki sprzedaży do działu księgowości i finansów.

Asystent sprzedaży

Głównym celem tego stanowiska jest wspieranie pracy ich przełożonego, szefa i / lub kierownika sprzedaży, w celu kontrolowania, klasyfikowania i zamawiania sprzedaży, jak również gromadzenia faktur w celu przeprowadzenia należytego procesu w porządku administracyjnym.

Dział pokoju jest odpowiedzialny za przechwytywanie wniosków o rezerwację i obsługę klienta w tym celu, a także kontrolowanie czeków i płatności tego samego.

Należy także nadzorować, czy pokoje są czyste, ściśle współpracując z recepcjonistami i gospodyniami domowymi.

Ich zadaniem jest określenie dostępności pokoi i przyjmowanie i potwierdzanie rezerwacji.

Osoba nadzorująca lub zarządzająca rezerwacjami odpowiada za kierowanie dobrymi wynikami działu, a agenci rezerwacji pełnią funkcje uczestniczenia w rezerwacjach za pośrednictwem wszystkich dostępnych środków (środki komunikacji, rezerwacje grupowe, online, wycieczki, operatorzy, itp.), zarządzaj pieniędzmi pochodzącymi z odpowiednich depozytów i gwarantuj dokonane rezerwacje.

Kierownik sprzedaży

Jest to jedno z najważniejszych miejsc pracy, ponieważ odpowiada za portfel sprzedawców, którym należy powiedzieć, co robić.

Jest odpowiedzialny za to, co robi każdy z jego pracowników, musi znać ruch wszystkich kont, a jeśli jest z nimi jakikolwiek problem, musi wziąć za to odpowiedzialność.

Musisz podać szczegółowy indeks wyciągów z konta, podjąć inicjatywę, aby uzyskać ważne konta dla firmy.

Od nich zależy sukces lub porażka firmy, jest to bardzo złożone stanowisko, które wymaga ekstremalnego zaangażowania i odpowiedzialności.

3- Menedżer usług

Odpowiada za nadzór nad działem usług:

• Koszty kontroli
• Zdobądź lojalną klientelę
• Promuj dobre relacje między pracownikami.
• Rozwiąż wątpliwości i obawy dotyczące usług wszystkich klientów.
• Spełnij cele sprzedaży
• Daj przykład, spełniając standardy etyczne.
• Zapewnienie wysokiego poziomu jakości i rentowności biznesu.

Administracja i finanse

Jest to ważna pozycja, ponieważ masz kontrolę nad sprawami administracyjnymi, musisz zgodzić się z dyrektorem generalnym, w jaki sposób kwestie będą dystrybuowane i poinformować cię o różnych etapach i wydarzeniach z nimi związanych.

Musisz zarządzać zasobami finansowymi, budżetami, wydatkami, wydatkami i inwestycjami we współpracy z dyrekcjami i jednostkami firmy.

Nadzoruje zarządzanie zasobami finansowymi, koordynuje trusty regulowane przez rząd, nadzoruje procesy związane z administracją kadrową.

Zarejestrował i utrzymuje dostawy i nabywanie materiałów, usług majątkowych i ogólnych korporacji.

Strategie biznesowe

Jak sama nazwa wskazuje, odpowiada za tworzenie strategii i planów przyłączenia się do nowych rynków i wzmacnianie mocnych stron firmy, a także poprawę doświadczenia i wiedzy każdego członka stowarzyszenia lub organizacji.

Jego główna funkcja koncentruje się na bezpośredniej odpowiedzialności za działania sprzedażowe firmy, zarządzanie marketingowe, promocję i dystrybucję, planowanie sprzedaży, organizowanie różnych dystrybucji.

Przypisywanie celów do spełnienia w odniesieniu do sprzedaży według produktów i obszarów, tworzenie planów strategicznych w celu poprawy sukcesu firmy, badanie klientów i lokalizacji, które mogą być bardziej odpowiednie do promowania.

Wspiera środowisko pracy zespołowej, promując ducha sprzedaży personelu odpowiedzialnego.

Przeanalizuj możliwe przyczyny problemów i skarg klientów.

Opracuj zasady określające ceny i warunki sprzedaży.

Twórz plany, aby zwiększyć postępy szkoleniowe osób w swoim dziale.

Jest odpowiedzialny za otrzymywanie, filtrowanie i rozpowszechnianie różnych procedur i ulepszeń w zakresie jakości usług.

Kontroler i księgowość

Departament odpowiedzialny za analizę i kontrolę operacji finansowych i księgowych.

Zajmuje się również przygotowywaniem budżetów rocznych, prognozami przychodów, sprawozdaniami finansowymi, tworzeniem raportów o sytuacji finansowej, audytami biura kontrolera itp.

Zakupy

Jest to bardzo ważna pozycja dla prawidłowego rozwoju pracy w firmie, ponieważ są oni odpowiedzialni za łańcuch dostaw i kupują wszystkie towary niezbędne do efektywnego funkcjonowania zakładu.

Mogą to być zakupy w celu wykorzystania firmy jako odsprzedaży i / lub surowca do produkcji własnych produktów.

Pozycja ta obejmuje również zakup usług związanych z transportem lub marketingiem.

Są odpowiedzialni za wykorzystanie informacji i systemów komputerowych do zarządzania organizacją.

Planują i kierują wszystkimi działaniami związanymi z informatyką i technologią w firmie, dla której pracują.

Określ cele biznesowe w zakresie projektowania planów, aby osiągnąć wcześniej wyznaczone cele.

4- Asystent kierownika

Odpowiada za wypełnianie wszystkich zadań menedżera, gdy ten ostatni jest nieobecny.

Ogólnie rzecz biorąc, nie podejmuje ważnych decyzji bez uprzedniej konsultacji z kierownikiem, ale podejmuje decyzje dotyczące rutynowych i wspólnych problemów, które mogą pojawić się w normalnym rozwoju hotelu.

Musi być przeszkolony w zakresie wszystkich informacji i wiedzy niezbędnych do przyjęcia tak ważnej pozycji, poznania wszystkich funkcji, personelu, jego zadań, zastępstw itp.

Ponadto znajomość przepisów prawnych jest czymś, czego nie można pominąć, aby uniknąć problemów z prawem.

Musisz szybko rozwiązać problem i mieć plan B na wszystko, na wypadek, gdyby sprawy nie spełniły oczekiwań.

Menedżer oddziału kwartalnego

Twoim zadaniem jest zaplanować, nadzorować i kontrolować, że każda z zasad operacyjnych związanych z Twoim obszarem jest wykonywana:

• Zaplanuj i nadzoruj działanie grup i konwencji.
• Analizuj statystyki miesięczne.
• Ustal standardy i normy dotyczące świadczenia usług w Twojej okolicy.
• Otrzymuj skargi dotyczące Twojej okolicy.
• Koordynuje z szefem utrzymania prawidłowe wykonanie ich pracy.

Szef recepcji

Organizuj i kontroluj zadania działu recepcji:

• Przygotowuje harmonogram personelu odpowiedzialnego.
• Zarządzaj skargami.
• W razie potrzeby komunikuje się z innymi działami.
• Dbają o klienta i rozwiązują wszelkie wątpliwości lub obawy.
• Jest dyrektorem odpowiedzialnym za kontakt z klientem.

Gospodyni

Dział ten ma największą liczbę pracowników odpowiedzialnych za cały hotel i jest odpowiedzialny głównie za sprzątanie całego zakładu: zarówno części wspólnych hotelu, jak i korytarzy, biur, pokoi itp.

Ta pozycja jest niezmiernie ważna, ponieważ czystość jest literą prezentacji hotelu, ponieważ zależy ona od sukcesu lub porażki.

W przypadku szkolenia pracownicy powinni być przyjaźni i przekazywać ciepło gościom.

Menedżer ds. Żywności i napojów

Jest odpowiedzialny za nadzór nad przygotowaniem i dekoracją każdej z potraw i napojów przygotowanych w kuchni w hotelu zgodnie z przepisami i standardami ustalonymi wcześniej przez hotel.

Zapewnij prawidłowy rozwój funkcji innych pracowników, dobre obchodzenie się z dostawami, unikaj marnotrawstwa materiałów, przygotuj menu, nadzoruj obszar deserów, likiery, ogólne zapasy itp.

Musi dokonać niezbędnych przejęć i kontrolować magazyny.

Kontroluj cały personel pod twoim nadzorem.

Kapitan uwagi dla publiczności

Odpowiedzialny przed kierownikiem za prawidłowe działanie usług oferowanych przez restaurację lub kawiarnię.

• Odbierz klienta.
• Towarzyszy mu przy stole.
• Uzyskaj sugestie
• Odpal jadalnię.
• Sprawdź, czy wszyscy wykonują swoje zadania.
• Sprawdź materiały eksploatacyjne.
• W razie potrzeby pomagaj kelnerom.

Odpowiada za kontrolę personelu, tworzenie menu, monitorowanie racjonalnego wykorzystania surowców i innych towarów, kontroluje wydajność i jakość naczyń, określa harmonogram pracy innych pracowników pod ich opieką.

General Services Manager

Odpowiada za opracowanie rocznego programu konserwacji i zapobiegania maszynom i urządzeniom.

Podejmij wszelkie niezbędne środki, aby utrzymać i poprawić warunki architektoniczne nieruchomości.

Administrowanie podstawowymi usługami, wspieranie obszarów, które je integrują, ochrona bezpieczeństwa nieruchomości i jej mieszkańców, obsługa komisji bezpieczeństwa i higieny.

Menedżer konserwacji

• Musi rozwiązać wszystkie problemy występujące w rekordowym czasie, aby produkcja nie została przerwana.
• Musisz zorganizować i koordynować zlecenia prac konserwacyjnych dla całego personelu, który jest pod Twoją opieką.
• Koordynuje dostawę i odbiór materiałów niezbędnych do przeprowadzenia prac konserwacyjnych.
• Sprawdź kolejność i jakość wykonanej pracy.
• Autoryzuj usuwanie materiałów przechowywanych w magazynie.
• W razie potrzeby zapewnij szkolenie na temat sprzętu, materiałów i narzędzi obecnych w obiektach.

Szef ochrony

Odpowiada za zapobieganie ryzyku zawodowemu.

• Przeanalizuj możliwe sytuacje ryzyka.
• Opracowanie planów bezpieczeństwa.
• Sprawdź zespół.
• Nadzoruje systemy.
• Zapewnia bezpieczeństwo klientów i pracowników.
• Przygotowuje raporty dotyczące wszystkiego, co zostało zrobione i co się stało.
• Kontrola parkowania

Kierownik ogrodnictwa

Odpowiada za wszystko związane z ogrodem i jego konserwacją.

Menedżer administracyjny

Jego zadaniem jest planowanie i kierowanie administracyjnym zarządzaniem firmą.

• Zarządzaj relacjami z dostawcami.
• Dyscyplinarna kontrola personelu.
• Twórz strategie produkcji itp.

Kierownik działu zasobów ludzkich

Jest odpowiedzialny za wszystko związane z kontrolą zasobów ludzkich i współpracuje bezpośrednio z dyrekcją generalną i innymi menedżerami.

• Musisz utrzymywać korzystne środowisko pracy.
• Zorganizuj podsystemy HR
• Pośrednicz konflikty między pracownikami.
• Zadbaj o dobro relacji pracownik-firma.

Kierownik magazynu

Kontroluje wejścia i wyjścia wszystkich materiałów, sprzętu, produktów, narzędzi i ogólnie wszystkich nieruchomości należących do firmy.

Wykonuje również audyty i inwentaryzacje w celu zapewnienia prawidłowej i skutecznej kontroli.

Asystent księgowy

Ich zadania są związane z zadaniami księgowymi, wśród niektórych z wielu funkcji, które możemy znaleźć:

• Zarządzanie zapasami
• Płatność usług.
• Deklaracje podatkowe.

Asystent administracyjny

Jego główne funkcje to:

• Przetwarzaj korespondencję, odbieraj dokumenty, odpowiadaj na połączenia, odwiedzaj, archiwizuj dokumenty, przetwarzaj pliki, aktualizuj porządek dzienny itp.

Inny schemat to: