Jak poprawić efektywną komunikację: 10 praktycznych wskazówek

Skuteczna komunikacja osobista w organizacjach i firmach jest bardzo ważna dla osiągnięcia celów i rozwijania osobistych relacji - Najbardziej złożone wyzwania życia, takie jak istotne relacje społeczne (matka / ojciec-dzieci, rodzina, para, praca itp.) lub postęp w karierze zawodowej wymaga prawidłowej obsługi komunikacji.

Komunikacja ustna lub pisemna nie jest prostą sprawą. Dobrą wiadomością jest to, że można się nauczyć umiejętności komunikowania się. Postępując zgodnie z tymi wytycznymi, nauczysz się usprawniać skuteczną komunikację i wkrótce zauważysz zmiany na poziomie akceptacji, zaufania i rozwoju zawodowego.

10 kroków do opracowania skutecznej komunikacji

1-Nie bierz niczego za pewnik

Wielu ludzi, zwłaszcza w dziedzinie zawodowej, jest przekonanych o swojej przewadze komunikacyjnej, utrzymując takie przekonania, jak:

„Jestem dobrym komunikatorem ... wszyscy mają problem”.

„Mój sposób komunikowania się nie jest problemem, to inni nie wiedzą, jak słuchać”.

Zwrócenie uwagi na błędy innych jako usprawiedliwienie naszych problemów jest hobby numer jeden w społeczeństwach indywidualistycznych. Rozróżnienie zaproponował naukowiec Miller w 19841 roku.

Ten efekt komunikacyjny, o którym mówię, jest efektem atrybucji: interpretacją lub wyjaśnieniem przyczyn, motywów i powodów jakiegoś zdarzenia (w tym przekonań, postaw i zachowań) albo u innych, albo u jednostki, która je wywołuje.

Naukowiec Kelley zaproponował, że gdyby istoty ludzkie działały jako naukowcy, moglibyśmy ponieść taką atrybucję, gdyby w konkretnej sytuacji zaproponowali2:

• Kiedykolwiek jesteśmy z tą osobą, to samo dzieje się z nami.
• Ta osoba ma ten sam problem z większą liczbą osób.

Jednak z powodów kulturowych i edukacyjnych nie jesteśmy naukowcami ani celami, gdy dokonujemy osądów atrybucji.

Wracając do przykładu, najprostszym i najszybszym jest obwinianie drugiego za pewien problem, dlaczego?

• Tendencja tendencji potwierdzającej: ponosimy tę atrybucyjną stronniczość, jeśli nie szukamy informacji wykraczających poza naszą osobistą percepcję lub jeśli nakładamy się na nasze osądy z innymi.

Oznacza to, że jeśli działamy jako ludzie zamiast działać jako naukowcy, prawdopodobnie zakładamy, że wina leży po stronie drugiej osoby, nawet jeśli spełniona jest tylko pierwsza obserwacja zaproponowana przez Kelleya.

Największym wrogiem nauki i rozwoju osobistego jest nasz sposób myślenia. Jeśli uznamy, że jesteśmy doskonali, a inni są złymi komunikatorami, nigdy nie rozważymy, co możemy poprawić.

Prawda jest taka, że ​​wszyscy mamy mocne i słabe strony w różnych aspektach komunikacji międzyludzkiej. Na planecie nie ma ani jednej osoby, która nie musi pracować, aby poprawić swoją komunikację, ponieważ jest to praca na całe życie, nigdy nie powinniśmy obniżać naszej czujności.

2-Poznaj siebie

Wyobraź sobie, że jesteś w grupowym kontekście pracy lub nauki. Prawdopodobnie najważniejszą rzeczą dla ciebie i grupy jest zadanie. Jest to jednak miecz obosieczny.

Kiedy jest zadanie do wykonania, mamy tendencję do skupiania się na nim i zaniedbywania w kontaktach z ludźmi. W takim przypadku staraj się zachować globalną wizję tego, co się dzieje.

Ponieważ większość błędów w wykonywaniu pracy wynika ze słabej komunikacji, staraj się być obiektywnym głosem grupy. Ponadto przy wielu okazjach będziesz uczestniczył w dyskusjach grupowych. Jeśli byłeś obserwatorem, będziesz wiedział, jak zidentyfikować przyczynę konfliktu, aby go rozwiązać.

4-Słuchaj przed mówieniem

Blisko związane z poprzednim punktem znajdujemy to zjawisko. Z pewnością będziesz w stanie zidentyfikować kilka sytuacji komunikacyjnych w swoim życiu, w których odkryłeś, że bronisz swojej pozycji mieczem.

Im ważniejszy jest dla nas temat do dyskusji, tym bardziej będziemy starali się wziąć pod uwagę naszą opinię.

Może to prowadzić do tego, że nie będziemy słuchać i monopolizować dyskursu, ani nawet konfrontować się ze sobą z powodu przewagi naszego punktu widzenia. Jednak w wielu przypadkach twój punkt widzenia i punkt widzenia innych nie są tak sprzeczne, jak mogłoby się wydawać na początku.

Dlatego najlepszą strategią, aby uniknąć znalezienia się w niewygodnych sytuacjach, które sprawiają, że pamiętamy rozmowę jako porażkę, jest słuchanie przed mówieniem i próba przedstawienia krótkich, ale wysoce informacyjnych argumentów w asertywny sposób.

Działa 5-asertywność

Jako środek między pasywnością a agresywnością w naszym dyskursie komunikacyjnym znajdujemy asertywność. Termin ten, choć pochodzi z łaciny (potwierdzenie pewności rzeczy), został opisany po raz pierwszy szczegółowo przez Wolpe i Lazarus w 1958 roku.

Asertywność polega na zapewnieniu i szanowaniu samych siebie, mówieniu tego, co myślimy i myślimy bez strachu przed odwetem, ale zawsze z elegancją iz maksymalnym szacunkiem.

Co powinienem zrobić, aby być asertywnym?

• Zawsze mów prawdę, czy to jest pozytywne czy negatywne dla twojego rozmówcy, nie traktując go z pogardą lub wysyłając bolesne wiadomości. Asertywność oznacza elegancję i szacunek dla innych.
• Wyślij swoją wiadomość jasno, zwięźle, szybko i zdecydowanie. Asertywna komunikacja nie oznacza wahania. Jeśli chodzi o skuteczną komunikację, mniej znaczy zawsze więcej.
• Mów o tym, co wiesz, nigdy nie opieraj się na zwykłych spekulacjach lub spostrzeżeniach. Dlaczego? Jeśli twoja wiarygodność jako źródła informacji zostanie zmniejszona, bardzo prawdopodobne jest, że twój rozmówca wykorzysta „zjedzenie” twoich argumentów, wkraczając w krąg agresywno-obronnej komunikacji.
• Zaproś dialog, zadawaj pytania i poproś o uczestnictwo.
• Słuchaj aktywnie swojego rozmówcy. Aktywne słuchanie to wymiar komunikacyjny, który jest głównie niewerbalny3. Twój wyraz twarzy i gesty potwierdzające wskażą twoją opinię bez twojej wypowiedzi. To świetny sposób na zapisywanie słów i wyrażanie siebie podczas słuchania. Ponadto zachęcisz do większej motywacji komunikacyjnej i zainteresowania tobą jako osobą, z którą dzielisz się punktami widzenia.

6-Miej pozytywne nastawienie

Każdy akt komunikacyjny między ludźmi zawiera te dwa składniki.

Postawy wywodzą się z naszych przekonań, uczuć i intencji. Psycholog Allport zdefiniował je jako umysłowe i neurologiczne dyspozycje, które są zorganizowane z doświadczenia, które wywiera bezpośredni lub dynamiczny wpływ na reakcje jednostki w odniesieniu do wszystkich obiektów i wszystkich sytuacji, które im odpowiadają.

Jeśli przeanalizujemy tę definicję, zobaczymy, że w akcie komunikacyjnym nasze postawy są równie ważne jak nasze zachowanie. W każdej wymianie komunikacyjnej nasze postawy będą zawsze obecne, dostarczając informacji naszemu rozmówcy.

Kiedy mówię o postawach, mam na myśli zarówno te, które mamy dla nas, jak i te, które przyjmujemy wobec drugiej osoby, a oba rodzaje postaw mają ogromne znaczenie

Jeśli twój stosunek do siebie jest negatywny (niski szacunek do siebie), będzie to odzwierciedlone w sposobie komunikowania się, co znacznie utrudni zadanie.

W jaki sposób? Osoba, która nie jest wystarczająco ceniona i nie chce, spowoduje ten sam efekt na swojego rozmówcę i jego wiarygodność zostanie zmniejszona.

Wręcz przeciwnie, jeśli utrzymasz pozytywne nastawienie do siebie, szybko zauważysz, że inni będą bardziej zainteresowani wysłuchaniem twojej opinii i zaakceptowaniem twoich argumentów.

7-Dostosuj się do swojego rozmówcy

Wszystko się komunikuje: ty, twój rozmówca, temat, moment, miejsce i droga.

W zależności od tego, jaka powinna być rozmowa, należy dostosować kontekst. Zatem rozmowa w pracy nie jest tym samym, co rozmowa z przyjaciółmi lub rodziną.

W każdym razie najważniejszym aspektem jest osoba, z którą się komunikujesz. W tym kierunku Einstein powiedział: „Nie rozumiesz czegoś, chyba że jesteś w stanie wyjaśnić to swojej babci”.

8-Empathy: Co myśli mój rozmówca?

Prawdopodobnie zadajesz to pytanie bardzo często podczas rozmowy. Jeśli tak, to bardzo dobrze. Empatia to zdolność postrzegania myśli, uczuć, emocji i intencji innej osoby.

Im lepiej znasz osobę, tym lepiej możesz się z nimi wczuć, a im bardziej przyzwyczaisz się do interpretowania tego, co druga osoba może czuć lub myśleć, tym lepsza będzie twoja zdolność.

Jeśli twój rozmówca czuje, że współczujesz mu, poczuje się bardziej zainteresowany i motywowany twoją rozmową. Dlatego empatia jest potężnym narzędziem komunikacji. Interesujące dla innych, otrzymasz zainteresowanie.

Co mogę zrobić, aby pokazać się empatycznie w rozmowie?

• Zapytaj go, czy twoje wrażenia są poprawne. Podczas rozmowy spróbuj odgadnąć, co druga osoba może myśleć lub czuć. Kiedy masz szorstki pomysł, zapytaj go pośrednio używając wyrażeń takich jak: „Wygląda na to, że .... Czy mam rację? ”Lub„ Mam wrażenie, że ... ”. Na podstawie otrzymanej odpowiedzi otrzymasz wskazówki dotyczące interpretacji sygnałów tej osoby.
• Zwróć uwagę na wygląd swojego rozmówcy: nie na próżno mówi się, że oczy są lustrem duszy. Wygląd osoby powie, jak się czuje.
• Wzajemność emocjonalna: Jeśli chcesz, aby osoba, z którą rozmawiasz, wyraziła swoje emocje, zacznij robić to samo. Jest bardzo prawdopodobne, że druga osoba dostosuje się do twojego poziomu ekspresji.

Z empatią ściśle wiąże się koncepcja komunikacji etycznej. Odnosi się to do uwzględnienia dobrego samopoczucia osoby, z którą nawiązujesz kontakt, pokazując swoją wrażliwość na ich uczucia i przekonania.

Jeśli ktoś czuje się zrozumiany, będzie bardziej otwarty na słuchanie i wyrażanie ci tego, co naprawdę czuje

9-obserwacja i aktywne słuchanie

Kiedy się komunikujemy, wszystkie nasze zmysły mogą dostarczyć nam cennych informacji. Wykorzystując zmysł słuchu jako priorytet, otrzymujemy jedynie 45% wszystkich informacji przekazywanych przez naszego rozmówcę: ton głosu, głośność, rytm i treść.

Pozostałe 55% informacji komunikacyjnych można postrzegać poprzez zmysł wzroku3, ale w tym celu musimy trenować i przyzwyczaić się do przechwytywania tych kluczy: ekspresji, gestów, pozycji, częstości oddechów, odległości itp.

Kiedy słuchamy naszego rozmówcy, musimy przyzwyczaić się do aktywnego działania, to znaczy wydobycia maksymalnej ilości informacji z przechwyconych bodźców: myślenia, tworzenia skojarzeń i interpretacji itp. Ponadto dobrym narzędziem do motywowania Cię towarzyszącym mowie jest udzielanie małych zgód za pomocą słów lub gestów.

10-oko ze zmianami komunikacyjnymi

Jednym z najlepszych sposobów na skuteczną komunikację jest samodzielne naprawianie błędów. Istnieją pewne zmiany komunikacyjne, które występują z dużą częstotliwością we wszystkich wymianach komunikacyjnych:

• Zniekształcenie : polega na częściowym lub subiektywnym interpretowaniu informacji przekazywanych przez naszego rozmówcę. Kiedy słuchamy, musimy ustawić się w ramach odniesienia osoby mówiącej i spróbować wyizolować naszą, w oparciu o nasze doświadczenia i naukę. Każda osoba jest światem.
• Pominięcie : biorąc pod uwagę, że ludzka zdolność uwagi jest ograniczona, zwykle tracimy część informacji przekazywanych przez naszego rozmówcę. Może to zniechęcić i zniechęcić osobę, z którą rozmawiasz. Spróbuj modulować swoją uwagę, aby upewnić się, że pamiętasz ważne informacje i filtruj najmniej istotne. Aby wiedzieć, co jest ważne, musimy spojrzeć na język niewerbalny naszego rozmówcy, który podkreśli to z większą zawartością emocjonalną.
• Uogólnienie : ta zmiana, w przeciwieństwie do poprzednich, odnosi się do komunikatów komunikacyjnych w odpowiedzi na komunikaty twojego rozmówcy. Mamy tendencję do uogólniania konkretnej sytuacji na „zawsze, nigdy, wszystko, nic, itd.” Staraj się unikać używania tych wyrażeń, uogólniając konkretne przypadki, które przekazuje ci osoba, z którą rozmawiasz. Dlaczego? Spowoduje to poczucie niezrozumienia u twojego rozmówcy, co spowoduje odrzucenie i frustrację wobec ciebie.

A co robisz, aby ustanowić skuteczną komunikację z innymi? Twoje doświadczenie pomoże nam mieć inne opinie i czytelników. Dzięki!