Audyt operacyjny: charakterystyka, cele, procedura
Audyt operacyjny jest systematycznym przeglądem skuteczności, wydajności i oszczędności funkcjonowania organizacji pod kontrolą zarządczą, raportując wyniki oceny odpowiednim osobom, wraz z zaleceniami dotyczącymi ulepszeń.
Audyt operacyjny to ocena zorientowana na przyszłość, systematyczna i niezależna od działań organizacyjnych. Ten rodzaj kontroli różni się zasadniczo od audytu wewnętrznego, w którym celem jest zbadanie adekwatności kontroli i ocena bezstronności prezentacji sprawozdań finansowych.
Dane finansowe mogą być wykorzystane w audycie operacyjnym, ale głównymi źródłami dowodów są polityki operacyjne i osiągnięcia związane z celami organizacji.
Audyty operacyjne są zazwyczaj przeprowadzane przez pracowników audytu wewnętrznego, chociaż specjaliści mogą być zatrudniani do przeprowadzania przeglądów w swoich dziedzinach.
Głównymi użytkownikami zaleceń audytu jest zespół zarządzający, a zwłaszcza menedżerowie obszarów, które zostały poddane przeglądowi.
Funkcje
Audyt operacyjny to badanie sposobu, w jaki organizacja prowadzi działalność, w celu sygnalizowania ulepszeń, które zwiększają jej wydajność i skuteczność.
Proces ten jest analogiczny do innych rodzajów audytów, takich jak audyt finansowy, ale dzięki audytowi operacyjnemu przeprowadzane jest znacznie głębsze badanie działalności.
Nie jest skoncentrowany w pojedynczym projekcie lub dziale, ponieważ każdy dział odgrywa rolę w ogólnym procesie operacyjnym i jest powiązany z innymi.
Audyty operacyjne są obiektywne, przeprowadzane przez wewnętrznego lub zewnętrznego audytora. Zapewniają one nową perspektywę na dobre i nie tak dobre aspekty praktyk i procesów organizacyjnych.
Typy
Audyt operacyjny w firmach produkcyjnych
Firmy produkujące produkty przeprowadzają audyty operacyjne w celu zbadania procesu produkcyjnego.
Przepływ operacji jest analizowany. Czy pracownicy najlepiej wykorzystują swój czas? Czy produkty opuszczają proces w najszybszym możliwym tempie? Czy surowce są marnowane z powodu złego projektu lub niewłaściwego użycia?
Po audycie firma może wprowadzić pewne zmiany w celu poprawy wielkości produkcji, co pozwoli jej konkurować z bardziej wydajnymi konkurentami.
Audyt operacyjny w firmach usługowych
Wiele firm świadczy usługi swoim klientom, takim jak hotele, restauracje, warsztaty samochodowe lub urządzenia gospodarstwa domowego.
Firmy te mogą przeprowadzać audyt operacyjny w celu sprawdzenia interakcji swoich pracowników z klientami. W ten sposób możesz zmierzyć ilość czasu potrzebną do dokonania transakcji lub dokonać prezentacji sprzedaży potencjalnemu klientowi.
Fikcyjni nabywcy, nieznani pracownikom, mogą być również wykorzystywani do pomiaru i poprawy obsługi klienta. Audyty operacyjne mogą również sprawdzać bezpieczeństwo, harmonogramy, korzystanie z zewnętrznych dostawców oraz konfigurację i wygląd fizyczny firmy.
Cele
Celem audytu operacyjnego jest określenie, czy wewnętrzne kontrole przedsiębiorstwa, a także polityki i procedury są wystarczające do uzyskania optymalnego poziomu wydajności i skuteczności.
Ma to kluczowe znaczenie dla firm, ponieważ brak wydajności i skuteczności oznacza generalnie wyższe koszty operacyjne lub mniejszą sprzedaż, co czasami oznacza niezdolność firmy do utrzymania i konkurowania na rynku.
Firmy i inne organizacje zwracają się do procesu audytu operacyjnego, aby uzyskać dobry obraz tego, czy firma działa dobrze i uzyskać nowe pomysły na poprawę.
Organizacje mogą spodziewać się osiągnięcia następujących głównych celów podczas przeprowadzania audytu operacyjnego:
Wpływać na pozytywne zmiany
Zrozum, w jaki sposób przyszłe procesy, zasady, procedury i inne rodzaje zarządzania zapewnią maksymalną wydajność i skuteczność.
Zrozum ryzyko
Rodzaj ryzyka związanego z ryzykiem biznesowym i operacyjnym jest różny, od zastoju w biznesie, zaniechań lub błędów pracowników, awarii systemów informatycznych, awarii produktów, problemów związanych ze zdrowiem i bezpieczeństwem, utraty kluczowych pracowników, oszustw, straty dostawców i spory sądowe.
Określ możliwości poprawy
Dzięki zrozumieniu ryzyka audytorzy mogą określić, gdzie dokonać ulepszeń i jak ograniczyć ryzyko, poprawiając możliwości.
Ogólne kategorie ryzyka, w których powinna nastąpić poprawa, to ryzyko operacyjne, ryzyko finansowe, ryzyko środowiskowe i ryzyko utraty reputacji.
Poinformuj kierownictwo wyższego szczebla
Wyniki audytu powinny pojawić się w przejrzystym i szczegółowym raporcie, który zapewnia obiektywną analizę, oceny, zalecenia i odpowiednie komentarze na temat ocenionych działań.
Procedura
Rozpoczęcie audytu
- Nawiąż pierwszy kontakt z kontrolowanym i wyznaczonymi liderami, aby wyjaśnić proces audytu i zebrać podstawowe informacje o firmie, w celu ustalenia punktów krytycznych.
- Ocena potrzeb i oczekiwań zainteresowanych stron, z uwzględnieniem poziomu wyników auditowanego, wyników poprzednich audytów i dojrzałości kontrolowanego systemu zarządzania.
Przygotowanie działań
- Określ zakres i potencjalne ryzyko, a następnie ustal procedury i zidentyfikuj zasoby.
- Przygotuj plan audytu, przypisz pracę i zorganizuj plany działania i niezbędne dokumenty.
- Zorganizuj spotkanie, aby potwierdzić, że wszystkie strony zgadzają się z proponowanym planem.
Kompilacja i weryfikacja informacji
- Przejrzyj dokumenty w trakcie całego procesu. Zespół powinien okresowo spotykać się w celu wymiany informacji, oceny postępów i ponownego przydzielenia pracy, jeśli to konieczne.
- Przegląd źródeł informacji, audyt dowodów i ich ocena zgodnie z kryteriami audytu.
Generowanie wyników
- Ustalenia będą lub nie będą zgodne z kryteriami kontroli. W przypadku niezgodnego ustalenia, dowody na jego poparcie powinny być odnotowane.
- Przejrzyj informacje z auditowanym, aby ustalić, czy dowody są prawidłowe.
Zamknięcie spotkania
- Przed spotkaniem zamykającym zespół prowadzący audyt musi uzgodnić wnioski, przygotować zalecenia i omówić działania następcze.
- Przeprowadzenie spotkania zamykającego, aby przedstawić wyniki i wnioski. Oceń opinie zainteresowanych stron.
Przygotowanie i dystrybucja raportu
- Kierownik zespołu przekazuje wyniki za pomocą kompletnego, precyzyjnego, zwięzłego i jasnego raportu z audytu.
- Napisz raport z audytu, spotykając się z kierownictwem, aż zostanie ustalone, w jaki sposób kierownictwo zajmie się napotkanymi problemami.
- Raport musi zostać poddany przeglądowi i zatwierdzony zgodnie z ustalonymi procedurami. Prześlij raport do odpowiednich odbiorców.
Zakończ audyt
Prace są zakończone, gdy przeprowadzane są wszystkie zaplanowane działania kontrolne. Z drugiej strony dokumenty są zapisywane lub niszczone zgodnie z procedurami ustanowionymi na początku audytu.