Kierownik projektu: profil, funkcje i przykład

Kierownik projektu to osoba, która ponosi ogólną odpowiedzialność za projekt, dzięki czemu rozpoczęcie, planowanie, projekt, wykonanie, przegląd, kontrola i zamknięcie projektu są udane.

Jest osobą odpowiedzialną za podejmowanie decyzji, zarówno dużych, jak i małych. Kierownik projektu powinien upewnić się, że kontroluje ryzyko i minimalizuje niepewność. Każda decyzja, którą podejmiesz, powinna bezpośrednio przynieść korzyści Twojemu projektowi.

Wszystko, co ma początek i koniec, którego rezultatem jest produkt, jest projektem i wymaga nadzoru i kierowania kierownikiem projektu.

Dlatego kierownicy projektów pracują praktycznie w każdej dziedzinie, od technologii po zasoby ludzkie, od reklamy i marketingu po budowę.

Kierownicy projektów wykorzystują oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Microsoft Project, do organizowania swoich zadań i siły roboczej. Te pakiety oprogramowania pozwalają im generować raporty i grafikę na temat projektu w ciągu kilku minut.

Profil

Kierownik projektu jest profesjonalistą w dziedzinie zarządzania projektami.

Umiejętności

Komunikacja

Zdolność komunikacji werbalnej i pisemnej jest kluczem do sukcesu. Możesz zostać poproszony o przedstawienie prezentacji, dlatego ważne jest, aby czuć się komfortowo, używając oprogramowania do prezentacji i przemawiając przed dużymi grupami ludzi.

Przywództwo

Zdolność do kierowania zespołem i motywowania go jest niezbędna dla postępu każdego projektu. Musi rozwiązać konflikty temperamentu i wzmocnić ducha zespołu.

Negocjacje

Kierownicy projektu będą negocjować z klientami odpowiedni zakres i harmonogram pracy, a także pewne zasoby i siłę roboczą.

Wiedza o tym, jak negocjować, aby uzyskać to, co jest potrzebne i zadowolić wszystkich zaangażowanych, jest umiejętnością rozwijającą się wraz z doświadczeniem.

Organizacja

Kierownicy projektów raczej nie odniosą sukcesu, jeśli będą nieostrożni lub zapomniani. Ponieważ żonglują wieloma różnymi aspektami, muszą być zorganizowane zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym.

Rozwiązywanie problemów

Kierownicy projektów regularnie mają problemy, które wymagają uwagi, a ich obowiązkiem jest przewidzenie z wyprzedzeniem potencjalnych problemów, myśląc o rozwiązaniach w przypadku wystąpienia tych problemów.

Budżet

Wszystkie projekty mają dostępną stałą kwotę finansowania. Kierownik projektu musi opracować budżet na te pieniądze i ściśle go monitorować. To umiejętność, która wymaga doświadczenia.

Wiedza

Kierownik projektu jest przedstawicielem klienta i musi określić i wdrożyć dokładne potrzeby klienta, w oparciu o wiedzę organizacji, którą reprezentuje.

Wymagane jest posiadanie doświadczenia we wszystkich dziedzinach pracy kierowników projektów, aby skutecznie obsługiwać wszystkie aspekty projektu.

Narzędzia, wiedza i techniki do zarządzania projektami są zazwyczaj przeznaczone wyłącznie do zarządzania projektami. Na przykład: struktury do podziału pracy, analiza tras krytycznych i zarządzanie uzyskaną wartością.

Zrozumienie i stosowanie narzędzi i technik powszechnie uznawanych za dobre praktyki same w sobie nie wystarczają do skutecznego zarządzania projektami.

To skuteczne zarządzanie wymaga, aby kierownik projektu rozumiał i wykorzystywał zarówno wiedzę, jak i umiejętności co najmniej czterech obszarów wiedzy specjalistycznej.

Na przykład znajomość obszaru zastosowania, czyli norm i przepisów ustanowionych przez ISO w zakresie zarządzania projektami, ogólnych umiejętności zarządzania i zarządzania środowiskiem projektu.

Obowiązki

Kierownik projektu jest odpowiedzialny za planowanie, pozyskiwanie i realizację projektu dowolnej firmy, niezależnie od branży.

Musi zapewnić, że wszyscy w zespole znają i wykonują swoją rolę, czują się wyszkoleni i wspierani w swojej roli oraz znają role innych członków zespołu, działając zgodnie z każdą rolą.

Inne obowiązki wspólne dla wszystkich kierowników projektów są następujące:

- Definiowanie i przekazywanie celów projektu, które są jasne, użyteczne i osiągalne.

- Osiągnij wymagania projektu: zespół roboczy, wymagane informacje, różne umowy oraz materiały lub technologie niezbędne do osiągnięcia celów projektu.

- Zarządzaj komunikacją.

- Opracowanie planów projektu i określenie zakresu.

- Interakcja z osobami zainteresowanymi projektem.

- Zarządzaj harmonogramem projektu.

- Zarządzaj szacowanym czasem realizacji projektu.

- Zarządzaj budżetem projektu.

Funkcje

Kierownicy projektów są pierwszym punktem kontaktowym dla każdego problemu lub rozbieżności, które wynikają z kierownictwa różnych działów organizacji, zanim problem dotrze do wyższych władz. Dlatego za zarządzanie projektem odpowiada kierownik projektu.

Kierownik projektu jest pomostem między najwyższym kierownictwem a zespołami odpowiedzialnymi za rzeczywistą realizację projektu. Dlatego zapewnia, że zakres projektu jest prawidłowy, regularnie raportując o jego postępach i że jest utrzymywany w zatwierdzonym kalendarzu.

Rzadko uczestniczy bezpośrednio w działaniach prowadzących do ostatecznego wyniku, ale stara się monitorować postęp, wzajemne interakcje i zadania różnych stron w taki sposób, aby zmniejszyć ryzyko ogólnego niepowodzenia, maksymalizować korzyści i minimalizować koszty.

Zarządzanie ryzykiem

Jednym z kluczowych zadań kierownika projektu jest rozpoznanie, że ryzyko bezpośrednio wpływa na ich prawdopodobieństwo sukcesu i że ryzyko to musi być mierzone zarówno formalnie, jak i nieformalnie przez cały okres realizacji projektu.

Większość problemów wpływających na projekt pochodzi z jednej lub innej formy ryzyka, co z kolei wynika z niepewności. Udanym kierownikiem projektu jest ten, który koncentruje się na tym jako na swoim głównym problemie.

Udany kierownik projektu może znacznie zmniejszyć ryzyko, współpracując z otwartą polityką komunikacyjną, zapewniając tym samym, że każdy ważny współpracownik może mieć możliwość wyrażenia swoich opinii i obaw.