Protokół biznesowy: charakterystyka, do czego służy, przykłady

Protokół biznesowy to zbiór standardów społecznych i formalnych przyjętych przez firmę w celu zapewnienia zgodności. Jego zadaniem jest ustalenie wytycznych postępowania i ograniczeń, które regulują działania wszystkich członków firmy.

Ten normatywny organ, zwykle zawarty w podręczniku lub dokumencie, ogólnie reguluje wewnętrzne i zewnętrzne zachowanie firmy. Jest to kodeks postępowania ustanowiony w kulturze organizacyjnej firmy.

Protokół biznesowy ustanawia zasady współistnienia różnych poziomów pracy przedsiębiorstwa i kryteriów komunikacji, które muszą przeważać poza nim.

Protokoły biznesowe spełniają zasady i kroki, które muszą być przestrzegane przy planowaniu, rozwoju i kontroli działań wykonywanych przez firmę. Zasady te mogą obejmować zasady ustanowione przez państwo.

Przykładem protokołu biznesowego jest sposób, w jaki sekretarz reaguje na rozmowę telefoniczną w serdeczny sposób. Ponadto pełne szacunku traktowanie kierowcy firmy transportowej podczas przewożenia pasażera na lotnisko.

Charakterystyka protokołu biznesowego

Przed podaniem cech protokołu biznesowego pochodzenie terminu musi być wyraźnie wskazane, aby lepiej zdefiniować jego treść.

Protokół pochodzi z łacińskiego „ protos ”, którego znaczenie to „co dzieje się przed czymś” i „ kollos ”, który odnosi się do działania przylegania lub wklejania czegoś.

Słownik Królewskiej Akademii Języka Hiszpańskiego w jednym ze swoich znaczeń definiuje go jako „ zbiór zasad ustanowionych przez regułę lub obyczaj dla ceremonii i oficjalnych lub uroczystych czynów”.

Protokół to opis standardów zachowania, których należy przestrzegać w firmie lub instytucji. Opisuje wytyczne i procedury zachowania, aby wykonać akcję lub w określonej sytuacji.

Protokół biznesowy musi przekazywać klientom istotę firmy, dlatego jest częścią jej filozofii i wizerunku. Istnieją różne rodzaje protokołów: biznesowe, religijne, oficjalne, sportowe, społeczne itp.

Cechy dobrego protokołu biznesowego to

1- Nie jest regulowany przez prawo, ale jest ściśle zgodny w firmie przez jej członków.

2- Jest praktyczny, ponieważ reguluje sytuacje nawykowe występujące w firmie. W ten sposób unika się tego, że jest to banalny dokument bez przestrzegania pracy.

3- Jest dostępny dla wszystkich członków organizacji, ponieważ ustanawia wytyczne zachowania dla każdej sytuacji w pracy.

4- Jest to zrozumiałe, ponieważ musi być napisane jasnym językiem, tak aby wszyscy pracownicy firmy przyswoili sobie i przestrzegali bez usprawiedliwienia.

5- Jest elastyczny, co do zasady, ponieważ ustalone zasady muszą być dostosowane do każdej sytuacji firmy, nawet w czasach kryzysu. Ale także dlatego, że mogą się zmieniać w czasie i dostosowywać do zmian.

Do czego służy protokół biznesowy?

Ustal zasady postępowania

Ustalenie wytycznych zachowania w firmie w podręczniku protokołu służy do regulowania zachowania jego członków i tworzenia kultury organizacyjnej.

Bez protokołu stosunki pracy i komunikacja między firmą a klientami byłyby całkowitym chaosem. Nie byłoby szacunku dla hierarchii, a brak kodeksu postępowania spowodowałby ciągły brak szacunku i wewnętrzne konfrontacje.

Nie można było spełnić hierarchicznego porządku bez protokołu biznesowego, zmieniając strukturę organizacyjną firmy.

Przewodnik po działaniach społecznych

Z punktu widzenia etykiety protokół jest również niezbędny do organizacji i realizacji działań społecznych istotnych dla firmy.

Protokół pomaga umocnić prestiż firmy wśród pracowników i współpracowników: klientów, udziałowców, dostawców, władz itp.

Ustal wizerunek firmy

Jest częścią korporacyjnego wizerunku firmy, ponieważ prowadzi i kieruje pozytywnymi działaniami członków firmy. Wizerunek firmy nie zależy wyłącznie od dostarczonego produktu lub usługi; ale wszystkich elementów, które się wokół tego obracają.

Protokół jest przydatny i niezbędny dla firm, ponieważ przyczynia się do poprawy relacji międzyludzkich i wzmacnia ich wizerunek korporacyjny. Kiedy rozciąga się na wszystkie obszary organizacji, pomaga osiągnąć zdrowe i harmonijne środowisko pracy.

Stwórz kulturę firmy

Tworzy także kulturę biznesową i zawodową poprzez edukowanie pracowników i menedżerów o potrzebie integracji i współpracy z celami organizacyjnymi. Pomaga także kierować relacjami przedstawicieli firmy z ich współpracownikami i klientami.

Przykłady protokołu biznesowego

Protokół biznesowy obejmuje procedury ustanowione w organizacji biznesowej w celu organizacji wydarzeń: spotkań, wizyt, konferencji, negocjacji, wydarzeń związanych z protokołem itp.

Ale obejmuje także sposób komunikowania się (komunikacja wewnętrzna) między członkami organizacji a klientami i związany (komunikacja zewnętrzna). Obejmuje to sposób odbierania połączenia telefonicznego, sposób noszenia munduru lub sposób ubierania się.

Obejmuje również styl pisania listu lub e-maila oraz wszystkie elementy niezbędne do wzmocnienia wizerunku firmy.

Przykładem protokołu biznesowego jest odbiór połączenia telefonicznego. W formie odpowiedzi, powitania i prezentacji istnieje ukryta cała kultura biznesowa. Jest to zatem element ściśle związany z wizerunkiem firmy lub marki.