Biuro w świecie biznesu: funkcje, sprzęt i materiały

Biuro w świecie biznesu reprezentuje część firmy, w której przetwarzane są otrzymane i wydane dane, w celu dostarczenia informacji wymaganych przez organizację do normalnego rozwoju jej działalności lub działań.

Jego znaczenie jest podane, ponieważ każda firma, która produkuje towary lub usługi, niezależnie od branży, w której specjalizuje się, potrzebuje zestawu osób, które zarządzają operacją i zarządzają innymi funkcjami administracyjnymi. Większość z tych osób pracuje w biurach.

Liczba pracowników w biurze może być różna, ale wszystkie organizacje, bez względu na ich rodzaj lub wielkość, potrzebują pracowników biurowych, aby zajmowali się codziennymi zadaniami. Pracownicy biurowi obsługują wiele różnych aspektów firmy.

Aspekty te obejmują księgowość, przetwarzanie tekstu i danych, telekomunikację i inne działania. Są one potrzebne we wszystkich sektorach gospodarki, od produkcji po transport.

Technologia stanowi podstawowy wkład w biurze: pozwala na wykonanie większej ilości pracy w krótszym czasie.

Funkcje

- Ważne usługi świadczone przez biuro obejmują usługi administracyjne i inne dla innych działów organizacji, które nie mogą funkcjonować bez biura.

- Biuro jest tak samo ważne w organizacji jak mózg w ludzkim ciele. Dlatego biuro to mózg firmy. Zbiera informacje z różnych źródeł wewnętrznych i zewnętrznych, rejestruje je, organizuje i analizuje, aby udostępnić je kierownictwu. Wszystkie rodzaje informacji, zarówno przeszłych, jak i obecnych, są dostępne w biurze.

- Biuro działa również jako pośrednik. Połącz świat zewnętrzny z różnymi działami i odwrotnie. Wszystkie zlecenia sprzedaży są odbierane przez biuro. Połącz organizację z klientami, dostawcami, rządem i opinią publiczną. Public relations jest bardzo ważne w nowoczesnych biurach.

- Jest sercem wszystkich działań biznesowych; To jak administracyjne centrum nerwowe. Informacje o zakupach, sprzedaży, finansach i komunikacji są rozpowszechniane w biurze.

- To centrum kontroli; jest to środek do działania firmy. Gdy firma się rozwija, każdy przywódca ma uprawnienia do podejmowania własnych decyzji i działań. W ten sposób każdy departament będzie miał własne biuro, aby ułatwić kierownictwu zarysowanie jego planów i polityk.

Niektóre kluczowe działania realizowane w biurach to:

• Spotkania
• Zwróć uwagę.
• Zgadzam się na strategię firmy.
• Uzgodnij cele.
• Organizacja plików fizycznych i komputerowych.
• Obsługa klienta
• Drukowanie i kopiowanie dokumentów.

Sprzęt i materiały

Sprzęt biurowy ewoluował, aby umożliwić większą automatyzację. Automatyzacja biur oznacza używanie maszyn do wykonywania powtarzających się i żmudnych zadań, które ludzie zwykli wykonywać. Zespoły pomagają również pracownikom wykonywać swoje zadania szybciej i wydajniej.

Wśród urządzeń, które możemy znaleźć w biurze, są:

Komercyjny system telefoniczny i telefony stacjonarne

Są to główne środki wykorzystywane do bezpośredniej komunikacji z klientami i dostawcami.

Komputery

Przetwarzać informacje, które są obecnie duszą każdego biura. Są również niezbędne do komunikacji, dzięki e-mailowi.

Sieć komputerowa i połączenie internetowe

Jeśli informacja jest duszą firmy, sieci komputerowe są arteriami, które przekazują te informacje we wszystkich obszarach działalności. Do połączenia sieci lokalnej z Internetem potrzebne są okablowanie Ethernet, routery i modem.

Drukarki wielofunkcyjne

Gdy informacja jest cyfrowa, chcemy ją wydrukować, a jeśli zostanie wydrukowana, chcemy ją zeskanować. Z drugiej strony chcemy go otrzymać lub wysłać faksem. Te zespoły robią to wszystko.

Niszczarki papieru

Podczas generowania zadrukowanego papieru wiele razy musisz go zniszczyć. Biuro odpowiada za informacje, które posiada.

Kserokopiarki

Podstawy tworzenia kopii dokumentów.

Projektory wideo i ekrany

Służy do prezentacji w sali konferencyjnej.

Sprzęt dla kupców

Punkty sprzedaży i kasy fiskalne.

Meble

Wewnątrz mebli w biurze możemy znaleźć:

• Krzesła
• Biurka
• Kabiny
• Szafki na dokumenty
• Dywany
• Stoły konferencyjne

Materiały biurowe i materiały eksploatacyjne

Niektóre materiały i materiały niezbędne do funkcjonowania biura to:

- Białe arkusze papieru: używane do drukowania i kopiowania, do pisania małych notatek i do prezentacji na tablicach typu flip chart.

- Papier rolkowy: papier termiczny do faksu, taśma etykietowa, papier do punktu sprzedaży.

- Formularze z nadrukiem: faktury, deklaracja podatkowa, paragony płatnicze, kalendarze stacjonarne.

- Etykiety i papier samoprzylepny: etykiety do folderów, etykiet cenowych i karteczek pocztowych.

- Materiały eksploatacyjne do drukowania: wkłady atramentowe i wkłady z tonerem.

- Przenośne nośniki pamięci: pamięci USB i karty pamięci.

- Mechaniczne łączniki: zaciski do papieru i motyli, zszywki.

- Łączniki chemiczne: przezroczysta taśma klejąca, klej.

- Środki czyszczące: mopy, kosze, kosze na śmieci, miotły, mydło, odświeżacze powietrza, środki dezynfekujące, ręczniki papierowe i papier toaletowy.

- Małe maszyny: papierowe stemple, zszywacze, zszywacze, gumowe uszczelki, numeratory i temperówki.

- Fizyczne przechowywanie: foldery, koperty, pudełka, półki i organizery na biurko.

- Materiały do ​​pisania i korektory: ołówki, długopisy, markery, taśma korekcyjna, płyn korekcyjny i gumki.

Przykłady miejsc pracy w biurze

Pisarze / redaktorzy na stronach internetowych i gazetach

Pisarze i redaktorzy, niezależnie od tego, czy należą do zespołu roboczego, czy pracują w domu, pracują w biurze. Pisarze tworzą treści do publikacji drukowanych, stron internetowych i blogów. Redaktorzy poprawiają treść, która została napisana.

Recepcjonistki

Recepcjonista pracuje w biurze przyjmując klientów i dostawców, pisząc e-maile, odbierając połączenia telefoniczne, odbierając wiadomości, wysyłając e-maile, przekazując rozmowy telefoniczne do określonych pracowników i archiwizując.

Przedstawiciel działu obsługi klienta powinien być dobrze poinformowany o działalności, dla której pracuje, a także o swoich produktach i usługach, aby pomóc klientom. Musisz odbierać połączenia i e-maile, przyjmować zamówienia i wydawać zwroty pieniędzy.

Księgowi

Księgowi lub księgowi pracują w środowisku biurowym. Do jego obowiązków należy między innymi przygotowywanie podatków, płacenie rachunków, otrzymywanie płatności.

Menedżerowie

Kierownicy biur zarządzają pracą biura. Ich obowiązki mogą się różnić od zatrudniania, zwalniania lub planowania pracy personelu, delegowania funkcji, szkolenia nowych pracowników, tworzenia i egzekwowania polityki biura, nadzorowania zespołu roboczego, rozwiązywania sytuacji i utrzymywania systemów komputerowych.

Zadzwoń do centrów obsługi telefonicznej

Osoby pracujące w call center wymagają odbierania połączeń telefonicznych od klientów firmy, dla której pracują. Musisz dać im odpowiedzi na pytania, otrzymywać skargi i przetwarzać zamówienia.