Spis zasobów ludzkich: elementy, jak to się robi i przykład

Spis zasobów ludzkich jest szczegółowym zapisem podstawowych informacji o personelu pracującym w organizacji. Daje to firmie wiedzę o jej potencjale ludzkim, umożliwiając jej podejmowanie decyzji pozwalających na efektywne wykorzystanie tych zasobów.

W obecnych czasach ten spis stał się bardzo ważnym narzędziem, ponieważ systematycznie oferuje dane na temat wiedzy i umiejętności pracowników. Byłoby to podstawą do realizacji szkoleń, asensów lub możliwych otwarć na nowe miejsca pracy.

Z tych powodów priorytetem w spisie zasobów ludzkich jest aktualizacja informacji, tak aby zapewnić, że zawarte informacje są istotne i przydatne. W firmie najważniejszym kapitałem są jej pracownicy, ich funkcjonowanie i ewolucja zależą od nich w dużym stopniu.

Dzięki dobrej inwentaryzacji zasobów ludzkich firma zwiększy umiejętności i umiejętności pracowników, skutecznie realizując swoje cele.

Elementy spisu zasobów ludzkich

Wygodne jest wdrożenie niestandardowej inwentaryzacji zasobów ludzkich w firmie. Ideałem jest zaprojektowanie własnego instrumentu, który może dostarczyć informacji potrzebnych firmie. Oto niektóre elementy, które zawiera ten ekwipunek:

Ogólne dane pracownika

Umożliwiają one powiązanie informacji osobistych i rodzinnych z pracownikiem, co pozwoli uzyskać globalną wizję tego samego w tych aspektach. Ten element jest podzielony na dwie sekcje:

Dane osobowe

Dane w tej sekcji stanowią identyfikację pracownika, taką jak numer identyfikacyjny, pełne imię i nazwisko pracownika, miejsce i data urodzenia, wiek, narodowość, płeć, stan cywilny, adres, telefon w pokoju i telefon komórkowy.

Informacje rodzinne

Ta sekcja zawiera dane dotyczące członków najbliższej rodziny pracownika. Na przykład pełne imiona ojca i matki, wiek rodziców, imię i nazwisko małżonka, wiek małżonka, liczbę dzieci, imię i nazwisko dzieci, datę urodzenia dzieci, wiek dzieci.

Doświadczenie zawodowe

Historia pracy pracownika ma ogromne znaczenie. Dzięki tym informacjom możesz stworzyć profil na temat rozwoju swojej pracy.

Wszystkie firmy, w których pracowałeś, muszą zostać umieszczone, zaczynając od najnowszego. Dla każdej firmy wskaż:

- Nazwa firmy.

- Telefon i adres.

- Data przyjęcia i data ukończenia studiów.

- Wykonane pozycje i wykonane funkcje.

- Nazwisko i stanowisko ostatniego bezpośredniego szefa.

- Powód wyjazdu.

Dane dotyczące zdrowia

Składa się ze szczegółowego raportu i jego zbiorów, które odzwierciedlają integralny stan zdrowia pracownika, takich jak:

- Badania lekarskie i laboratoryjne wykonywane przed zatrudnieniem.

- Badania lekarskie przed i po zawodach.

- Alergie.

- Fizyczne ograniczenia wykonywania jakiejś pracy.

Umiejętności i umiejętności

Odzwierciedla to wszystkie umiejętności i zdolności, które posiada pracownik, niezależnie od tego, czy są bezpośrednio związane z zajmowanym przez pracownika stanowiskiem w organizacji. Wymieniono również ich mocne i słabe strony.

Formacja akademicka

Odnosi się do wszystkich informacji dotyczących poziomu instrukcji pracownika.

- Edukacja podstawowa.

- Szkolnictwo wyższe.

- Studia podyplomowe (specjalizacja, magisterskie, doktoranckie).

- Prowadzone kursy i warsztaty.

- Znajomość języków obcych.

- Inne doświadczenia programowe (publikacja prac, uznanie podmiotów publicznych lub prywatnych).

Wydajność pracy w firmie

Ta pozycja zawiera wyniki wszystkich ocen wydajności Twojego okresu pracy zastosowanych do pracownika na każdym stanowisku, które zajmował w firmie.

Ocena psychotechniczna

Obejmuje informacje rzucone przez testy postawy, logiczne i osobowości, które składają się na te oceny.

Jak to się robi?

Dane można zapisywać i przechowywać na dwa sposoby: ręcznie lub cyfrowo. Obie oferują pozytywne i negatywne aspekty inwentaryzacji, a ich wykorzystanie będzie zależało od wielkości i cech struktury organizacyjnej.

Idealną rzeczą jest zbieranie i przechowywanie informacji o zasobach ludzkich z kombinacją najlepszych z nich.

Aby opracować spis zasobów ludzkich, należy wykonać szereg kroków, które zostały szczegółowo opisane poniżej.

Poznaj personel

Bardzo ważne jest poznanie personelu. Idealnie byłoby móc określić, jaki rodzaj komunikacji (ustnej lub pisemnej) jest siłą pracownika, ponieważ pomogłoby to określić idealny instrument do zbierania informacji.

Jeśli kwestionariusz zostanie zastosowany do osoby, która wykazuje trudności na piśmie lub rozmowę z osobą bardzo wycofaną, wyniki nie będą całkowicie wiarygodne.

Wszystkim informacjom zawartym w spisie zasobów ludzkich muszą towarzyszyć odpowiednie wsparcie i zbiory, które umożliwiają zatwierdzenie wspomnianych informacji.

Rozmowa kwalifikacyjna przed zastosowaniem instrumentu jest kluczem do stworzenia komfortowego środowiska, w którym można rozwinąć aktywność, a jednocześnie uzyskać informacje, które pozwalają wybrać instrument do zebrania wymaganych informacji.

Gromadzenie informacji

Do zbierania danych można wykorzystać następujące instrumenty:

Wywiady indywidualne

Polega na zbieraniu informacji za pomocą już uporządkowanych pytań. Tutaj ustalana jest bezpośrednia komunikacja z pracownikiem, która może być wykorzystana do obserwowania innych aspektów pracownika, w tym języka niewerbalnego.

Kwestionariusze

Są to zestaw pytań zorientowanych na uzyskanie danych wymaganych do przeprowadzenia inwentaryzacji zasobów ludzkich.

W tym konkretnym przypadku kwestionariusze typu otwartego są korygowane bardziej niż kwestionariusze typu zamkniętego lub wielokrotnego wyboru, ponieważ pracownik będzie mógł swobodnie odpowiadać na pytania.

Bezpośrednia obserwacja

Ta technika jest bardzo przydatna, ponieważ pozwala zobaczyć zachowanie pracownika w codziennych sytuacjach zawodowych, będąc w stanie zidentyfikować takie aspekty, jak radzenie sobie z konfliktami, rodzaj komunikacji, która wykorzystuje, przywództwo i wartości.

Opinia eksperta

Wierny przykład tego typu obserwacji obejmuje oceny pracownika dotyczące jego pracy na stanowisku. W tym osądzie dokonany przez eksperta stanowi ważną podstawę przeciwko ewentualnym awansom wewnętrznym.

Ocena informacji

Dane znalezione w inwentarzu mają wielką wartość przy dokonywaniu oceny pracownika.

Z prawidłowej interpretacji tych można uzyskać dane, które odzwierciedlają zarówno potrzebę szkolenia pracowników, jak i ideę doskonałych strategii rozwoju firmy.