Zgłoszenie zapotrzebowania: typy, sposób wykonania, znaczenie i przykłady
Formularz zapotrzebowania na zakup to dokument generowany przez dział użytkownika lub personel magazynu, aby powiadomić dział zakupów o zamówieniach, ilości i czasie dostawy. Zakup w firmie rozpoczyna się od zestawienia wymagań.
Po ich skompilowaniu musisz poinformować dział zakupów. Zgłoszenie zapotrzebowania jest dokumentem, który będzie zawierał listę tych wymagań. Aby zapobiec oszustwom, kierownicy działów zazwyczaj nie mogą składać zamówień bezpośrednio u dostawców ani kupować w imieniu firmy.
Zamiast tego ten, który faktycznie składa zamówienia u zewnętrznych dostawców, to inny dział, zwany działem zakupów. Kierownicy różnych działów wykorzystują formularze zapotrzebowań, aby poinformować ten dział o materiałach, które należy kupić.
Zgłoszenia zapotrzebowania i zamówienia zakupu są kluczowymi dokumentami w procesie pozyskiwania elementów potrzebnych firmie do działania, standaryzując proces zamówienia wewnętrznie i zewnętrznie.
Typy
Kluczowe punkty dotyczące zapotrzebowania na zakup są następujące:
- Jest to prośba skierowana do działu zakupów w celu nabycia określonej listy materiałów.
- Potrzebuje zgody organizacji zakupowej.
- To jest dokument wewnętrzny; to znaczy pozostaje w organizacji.
Możesz utworzyć zgłoszenie zapotrzebowania na następujące typy udostępniania:
Standard
Uzyskanie dostaw i materiałów od dostawców, zarówno dla procesów produkcyjnych, jak i materiałów biurowych oraz innych aktywów.
Podwykonawstwo
Aby dostarczyć surowce do dostawcy, a następnie uzyskać gotowy produkt.
Przesyłka
Uzyskuje się za to materiały, które są przechowywane w obiektach firmy i dostawcy.
Przeniesienie zapasów
Aby uzyskać materiały z innego działu lub obszaru należącego do tej samej organizacji.
Usługa zewnętrzna
Aby uzyskać usługi zewnętrznego dostawcy, takie jak prowadzenie prac konserwacyjnych w zakładzie.
Jak się to robi?
Podstawowe składniki składające się na zgłoszenie zapotrzebowania to:
- Numer zamówienia, który umożliwia identyfikację dokumentu. Musi być wstępnie wydrukowany.
- Dział zapytań.
- Data zamówienia i żądana data dostawy.
- Nazwisko osoby, która przygotowuje zamówienie i podpis osoby, która dokonuje odpowiedniego upoważnienia.
- Żądane artykuły muszą być szczegółowo opisane, aby uniknąć niedokładnych danych. Kwota musi być dokładna; Bardzo ważne jest umieszczenie wymaganej jednostki (kilogramy, litry, jednostki itp.).
- Podpis kierownika działu zakupów, który zatwierdza lub nie zatwierdza zakupu.
- Jeśli oferty zostały już zamówione od dostawców, muszą być dołączone do zamówienia.
Proces zapotrzebowania na zakup
Proces zapotrzebowania na zakup jest wykorzystywany przez organizacje do wykonywania i śledzenia zamówień na dostawy. Mogą to być surowce, meble biurowe i inne.
Gdy kierownik działu uzna, że materiały się kończą, wypełnij formularz zamówienia, który zawiera pola wskazane powyżej.
Zgłoszenie zapotrzebowania to forma, którą wydział firmy wysyła do działu zakupów, wymieniając pozycje, o które chcesz poprosić zewnętrznego dostawcę.
Ten proces umożliwia użytkownikom złożenie zamówienia, uzyskanie zgody od przełożonego i, co najważniejsze, umożliwienie zewnętrznym dostawcom składania ofert cenowych.
Gdy menedżer zakupów otrzyma zgłoszenie zapotrzebowania w tym procesie, może przejrzeć wszystkie informacje wysłane przez pierwotnego użytkownika. Menedżer po prostu wybiera, czy zamówienie jest zatwierdzone, czy nie.
Jeśli nie zostanie zatwierdzony, pojawi się pole do umieszczenia przyczyny decyzji, a dział wnioskujący zostanie poinformowany o tej decyzji. Jeśli jednak menedżer wyrazi zgodę, następnym krokiem będzie zażądanie wyceny od dostawców.
Znaczenie
Rozpocznij proces zakupu
Co jakiś czas działy firmy potrzebują materiałów; Zgłoszenie zakupu inicjuje proces zakupu. Dział zakupów będzie działał zgodnie z solidnością dokumentu.
Jeśli wystąpi problem, dokument będzie służył jako dowód, że dział zażądał dostaw z określoną komunikacją.
To narzędzie kontrolne
Tam, gdzie nie ma odpowiedniej kontroli, personel może być zaangażowany w oszustwo, ponieważ może zażądać materiałów do użytku osobistego.
W przypadku zgłoszenia zapotrzebowania istnieją ustalone środki gwarantujące, że nie będzie praktykowane żadne oszustwo. Żądanie musi przejść przez kilka rąk, aby zapewnić jego dokładność i potrzebę.
Chroń biznes
Dzięki wdrożonym zamówieniom zamówień uniknięto możliwości oszustwa. Aktywa firmy są również chronione.
Centralizacja procesu zakupów
Gdy organizacja wymaga, aby wszystkie zamówienia były wykonywane centralnie za pośrednictwem działu zakupów, łatwo jest zarządzać całym procesem.
Nabywcy również korzystają, ponieważ mogą teraz grupować zakupy i wykorzystywać siłę nabywczą organizacji do negocjowania lepszych warunków.
Przykłady
Przykład 1
Nr zamówienia: 00455
Data: 15 maja 2018 r
Nazwa wnioskodawcy: Annaliese Corvo
Stanowisko: kierownik szkolenia
Dział: Szkolenie personelu
Powód żądania: Następujące elementy muszą być wykorzystane w szkoleniu „Zapewnienie jakości”, które zostanie udzielone w tygodniu od 16 do 20 lipca 2018 roku.
- 01 przypadek znaczników flipchart.
- 12 ołówków
- 01 flipchart z 20 białymi arkuszami: 1 metr szerokości i 1, 5 metra długości.
- 12 zwykłych notebooków zwykłej wielkości.
- 06 kolorowych znaczników na tablicy.
- 12 gum do wymazania.
- 12 niebieskich piór atramentowych.
Dołączone są 2 cytaty otrzymane od dostawców papeterii.
Autoryzacja: Alberto Moreno
Stanowisko: kierownik działu kadr
Zarządzanie zasobami ludzkimi
Przykład 2
Dział produkcji Confecciones Tely, SA musi zamówić różne materiały i wypełnić formularz zamówienia. Ten formularz informuje dział zakupów, że te materiały są potrzebne.
Dział zakupów może zatwierdzić lub odrzucić otrzymane zamówienie. Po zatwierdzeniu zostanie utworzone zamówienie zakupu.
Zamówienie zakupu jest wysyłane do dostawcy w celu zakupu produktów. Dostawca produkuje i dostarcza produkty z fakturą.
Dział odbioru odbiera produkty i dostarcza raport z odbioru do działu księgowości.
Jeśli wszystkie dokumenty są zgodne, dział księgowości wydaje zatwierdzenie faktury kasjerowi, wskazując, że płatność może być dokonana na rzecz dostawcy.
