Dział zakupów: cechy, funkcje i znaczenie
Dział zakupów to dział firmy odpowiedzialny za wszystkie czynności związane z zakupem surowców, części zamiennych, usług itp., Zgodnie z wymaganiami organizacji. Zapewnia usługę będącą podstawą wielu organizacji przemysłowych, handlowych i wojskowych.
Zapewnia, że zapasy potrzebne do prowadzenia działalności są sortowane i utrzymywane w zapasach. Dział ten znajduje się w centrum skutecznego zarządzania łańcuchem dostaw i jest odpowiedzialny za minimalizację kosztów zamówionych produktów, kontrolowanie poziomów zapasów i nawiązywanie silnych relacji z dostawcami.
Dobry dział zakupów będzie wymagał jakości od dostawców i będzie realizował zamówienia od początku do odbioru. Pomóż innym działom zidentyfikować potrzeby, zarządzać procesem zapotrzebowania i uzyskać konkurencyjne ceny. Zazwyczaj działają jako kontrolerzy, aby zapewnić zgodność z budżetami.
Funkcje
Działaj jako zaufani doradcy kierownictwa wyższego szczebla
Dział zakupów jest zaangażowany w planowanie korporacyjne i budżet na wysokim poziomie. Umożliwia to zaprojektowanie kosztów inżynierii odwrotnej i zbadanie alternatyw, które są potencjalnie tańsze i / lub wyższej jakości.
Zwiększaj innowacyjność od dostawców
Dział zakupów dokłada więcej niż tylko do najniższej ceny, współpracuje z dostawcami, aby obniżyć koszty swoich produktów i usług.
Są ściśle zaangażowani w „cykl życia innowacji”, od początkowego pomysłu do produkcji i ciągłego doskonalenia.
Podaj wiedzę na temat kluczowych danych dostawcy
Firmy mogą wykorzystywać te informacje do tworzenia analiz predykcyjnych, zapewniając głębszy wgląd w rynki.
Zarządzaj i łagodź ryzyko w łańcuchu dostaw
Kryzysy gospodarcze nauczyły wartości czujności wobec stabilności dostawców. Dział zakupów ma znacznie ostrzejszą wizję tego obszaru niż jakakolwiek inna część organizacji.
Promuj zwinny personel i rozwój talentów
Konieczne jest przekroczenie granic funkcjonalnych i geograficznych, aby znaleźć odpowiednich kandydatów do działu zakupów.
W niektórych przypadkach odpowiedź leży w outsourcingu lub korzystaniu z organizacji usług wspólnych.
Funkcje
Uzyskiwanie materiałów
Dla firmy produkcyjnej może to obejmować surowce, ale może również obejmować narzędzia, maszyny lub nawet niezbędne materiały biurowe dla zespołu sprzedaży i sekretarzy.
W handlu detalicznym dział zakupów musi zapewnić, że na półkach lub magazynach zawsze jest wystarczająca ilość produktów, aby sklep był dobrze zaopatrzony.
Szczególnie ważne jest, aby magazyn magazynowy był na rozsądnym poziomie. Inwestowanie dużych ilości pieniędzy w zapasach może spowodować problemy z zapasami i brak kapitału na inne rodzaje wydatków, takie jak badania i rozwój lub reklama.
Oceń ceny
Dział zakupów jest odpowiedzialny za ciągłą ocenę, czy otrzymujesz materiały po najlepszej możliwej cenie, aby zmaksymalizować rentowność.
Musisz porównać ceny, aby znaleźć najlepszych dostawców z najbardziej rozsądnymi cenami dla zamówień o określonej wielkości firmy.
Dział zakupów może komunikować się z alternatywnymi dostawcami, negocjować lepsze ceny za większe zamówienia lub dowiedzieć się o możliwości uzyskania produktów o niższej cenie z innych źródeł.
Wstępna akceptacja dostawców
Dział zakupów ocenia dostawców pod względem ceny, jakości, opinii klientów i czasu na realizację zamówień, tworząc listę zatwierdzonych dostawców.
Śledź zamówienia
Zamówienia są dokumentowane za pomocą formularzy zamówienia zakupu. Określają one ważne informacje o zamówionych materiałach, a także żądaną ilość.
Formularze te służą do upewnienia się, że zamówione produkty są odbierane i do śledzenia czasu potrzebnego na realizację zamówień.
Praca biurowa
Dział zakupów obsługuje całą dokumentację związaną z zakupem i dostawą materiałów.
Oznacza to ścisłą współpracę z działem księgowości, aby zapewnić wystarczającą ilość pieniędzy na zakup przedmiotów, płynność przepływów pieniężnych i terminowość płatności.
Zgodność z polityką
Przed dokonaniem zakupu dział zakupów musi dopełnić formalności wymaganych do uzyskania i zatwierdzenia budżetu oraz musi upewnić się, że materiały zostały zakupione zgodnie z ogólną polityką organizacji.
Znaczenie
Uzyskaj niższe koszty
Dział zakupów odgrywa ważną rolę w maksymalizacji zysków biznesowych. Porównaj ceny i negocjuj z dostawcami, aby firma uzyskała najlepszą możliwą cenę na niezbędne produkty.
Może również zapewnić oszczędności, korzystając z gwarancji i rabatów, o których zapominają zazwyczaj ci, którzy nie są specjalistami.
Pomaga oszczędzać, zapewniając lepszą przejrzystość kosztem firmy. Umożliwi to wynegocjowanie lepszych umów i uwolnienie przepływów pieniężnych.
Zapobiegaj niewystarczającej ilości materiałów
Dział zakupów musi określić, które produkty są krytyczne dla firmy i podjąć odpowiednie środki w celu ochrony swojego łańcucha dostaw.
Aby zapewnić, że niewystarczające materiały nie wpływają na produktywność, dział zakupów korzysta z takich technik, jak wielokrotne zaopatrzenie.
Posiadanie wielu źródeł oznacza korzystanie z kilku dostawców, którzy oferują te same produkty. Jeśli występuje problem z jednym dostawcą, zamówienia można zwiększyć do innego, aby zrekompensować awarię.
Popraw jakość
Dział zakupów pomaga poprawić jakość, ustalając cele wydajności. Następnie śledzi rzeczywistą wydajność w odniesieniu do tych celów.
Bardzo ważne jest mierzenie cech jakościowych za pomocą wskaźników dotyczących atrybutów, takich jak trwałość, wygląd produktu lub terminowość dostawy.
Ściśle współpracujemy z dostawcami, aby opracować ich procesy i pomóc im poprawić jakość.
Zarządzaj relacjami
Wyzwaniem działu zakupów jest skłonienie dostawcy do współpracy z firmą. Spraw, aby dostawca inwestował w długoterminową relację.
Dział musi również zarządzać relacjami w firmie. Musisz współpracować z wewnętrznymi interesariuszami, takimi jak marketing, finanse, logistyka i dystrybucja, aby upewnić się, że wszystkie są dostosowane.
Szukaj innowacji
Ponieważ dział zakupów jest zawsze w kontakcie z różnymi firmami zewnętrznymi, jest w idealnym położeniu, aby nabyć innowacyjne produkty, które mogą zapewnić przewagę konkurencyjną dla firmy pod względem ceny, jakości lub wygody.
