Dokumenty do zapłaty: charakterystyka i przykłady
Dokumenty, które należy zapłacić, to kwota kapitału należnego na podstawie formalnie złożonych obietnic płatności. Na tym koncie znajdują się kredyty bankowe. Są to pisemne zobowiązania, w których obiecujesz zapłacić określoną kwotę w przyszłości lub w razie potrzeby.
Innymi słowy, płatny dokument jest pożyczką między dwoma podmiotami. Zgodnie z tą umową ten, kto sporządza dokument, ponosi odpowiedzialność za pożyczanie pieniędzy od wierzyciela. Firma zgadza się zwrócić pieniądze z odpowiednimi odsetkami wierzycielowi w przyszłości.
Firma rejestruje pożyczkę w swoim bilansie jako dokument do zapłaty. Z drugiej strony wierzyciel rejestruje pożyczkę jako należność w swoim bilansie, ponieważ otrzyma ją w przyszłości. Różnią się one od zobowiązań, ponieważ oba są zobowiązaniami, a płatne dokumenty obejmują pisemny weksel własny.
Funkcje
Charakterystykę dokumentów, które należy zapłacić, można zobaczyć podczas porównywania z płatnościami.
Rodzaj umowy
Zobowiązania są nieformalnymi umowami, często tylko ustnymi, między kupującymi a sprzedającymi. Jedynymi dokumentami są zamówienie kupującego i faktura od sprzedawcy.
Dokumenty do zapłaty są bardziej skomplikowane. Obejmują one formalne i pisemne umowy pożyczki, czasem z dziesiątkami stron.
Pożyczkodawca może zażądać zawarcia restrykcyjnych umów w ramach kontraktu na dokument, który ma zostać zapłacony, taki jak zakaz wypłaty dywidend dla inwestorów, podczas gdy część pożyczki nie została jeszcze wypłacona.
Umowa może również wymagać gwarancji, takiej jak budynek będący własnością firmy lub gwarancja od osoby lub innego podmiotu.
Wiele weksli wymaga formalnej zgody rady dyrektorów spółki, zanim pożyczkodawca udzieli funduszy.
Warunki i bezpieczeństwo
Zobowiązania są zazwyczaj zwracane w ciągu 30 dni bez odsetek. Jednak niektórzy dostawcy mogą oferować rabaty przy płatnościach zaliczkowych, takich jak 1% zniżka w przypadku płatności w ciągu 10 dni od daty wystawienia faktury.
Płatne dokumenty są zwracane w dłuższych terminach, z określonym terminem płatności; Mogą zacząć od 90 dni i rozciągać się do kilku lat. Płatności są zazwyczaj stałymi kwotami według kapitału i odsetek.
Pod względem bezpieczeństwa dostawcy produktów i usług zależą od dobrej wiary nabywcy do zapłaty. Zobowiązania nie są ubezpieczone z gwarancją. Z drugiej strony weksle zwykle zabierają środki trwałe, które są zakupione jako zabezpieczenie pożyczki.
Dokumenty do zapłaty są zwykle wykorzystywane do zakupu środków trwałych, takich jak sprzęt, wyposażenie zakładu i nieruchomości. Są to formalne weksle na określoną kwotę pieniędzy, które pożyczkobiorca płaci w określonym czasie wraz z odsetkami.
Dokumenty płatne w krótkim i długim okresie
Dokumenty płatne są zazwyczaj wykazywane w bilansie w dwóch kategoriach: krótko- i długoterminowej.
Zobowiązanie z tytułu dokumentu klasyfikuje się w bilansie jako zobowiązanie krótkoterminowe, jeżeli jest ono wymagalne w ciągu najbliższych 12 miesięcy, lub jako zobowiązanie długoterminowe, jeżeli termin płatności przypada w terminie późniejszym niż rok.
Na przykład krótkoterminowa pożyczka na zakup dodatkowego zapasu w ramach przygotowań do sezonu wakacyjnego byłaby klasyfikowana jako zobowiązanie bieżące, ponieważ prawdopodobnie zostanie wypłacona w ciągu roku.
Zakup gruntów, budynków lub dużych urządzeń będzie zazwyczaj klasyfikowany jako zobowiązanie długoterminowe, ponieważ pożyczki długoterminowe będą wypłacane przez wiele lat.
Krótkoterminowa część wymaganego dokumentu to kwota należna w następnym roku. Część długoterminowa to ta, która wygasa za ponad rok.
Właściwa klasyfikacja dokumentów do zapłaty jest bardzo interesująca z punktu widzenia analityka, aby sprawdzić, czy te dokumenty wygasną w najbliższej przyszłości. Może to wskazywać na zbliżający się problem z płynnością.
Przykład
Przykładem wymaganego dokumentu jest pożyczka udzielona przez bank firmie HSC.
HSC pożycza od banku 100 000 USD na zakup tegorocznych zapasów. Firma HSC podpisuje dokument jako pożyczkobiorca i zgadza się zwrócić bankowi miesięczne płatności w wysokości 2000 USD, w tym odsetki miesięczne w wysokości 500 USD, do momentu zapłaty całego dokumentu.
HSC pobiera 100 000 USD na koncie gotówkowym i przypisuje płatny dokument do kwoty kredytu. Bank postępuje w odwrotny sposób: obciąża twoje konto należności i zasila konto pieniężne.
Na początku każdego miesiąca HSC dokonuje spłaty pożyczki w wysokości 2000 USD, obciążając konto płatne za 1500 USD, obciąża rachunek kosztów odsetkowych za 500 USD i przyznaje rachunek pieniężny za 2000 USD.
Ponownie bank rejestruje odwrotną stronę transakcji. Zadłużenie w gotówce za 2000 USD, zaliczenie należności za 1500 USD i dochód z odsetek w wysokości 500 USD.
Ten zestaw wpisów do dziennika odbywa się co roku, aż do całkowitego anulowania wymaganego dokumentu.
Różnica między zobowiązaniem a wymaganym dokumentem
Na przykład, jeśli firma chce pożyczyć 100 000 USD od swojego banku, bank zażąda od kierownictwa firmy podpisania formalnej umowy pożyczki, zanim bank przekaże pieniądze.
Bank może również zażądać, aby firma zobowiązała się do udzielenia gwarancji i że właściciele firmy osobiście gwarantują pożyczkę.
Firma zarejestruje tę pożyczkę na należnym koncie księgi głównej. Bank zarejestruje pożyczkę w należności z tytułu księgi głównej.
W przeciwieństwie do kredytu bankowego, wystarczy zadzwonić do jednego z dostawców firmy i poprosić o dostawę produktów lub dostaw. Następnego dnia produkty są dostarczane i podpisywany jest dowód dostawy.
Kilka dni później firma otrzymuje fakturę od dostawcy, w której ustalono, że płatność produktów wygasa po 30 dniach; transakcja ta nie obejmowała weksla.
W rezultacie transakcja ta jest rejestrowana na kontach księgi głównej firmy. Dostawca zapisze transakcję z obciążeniem na swoim rachunku należnościami i kredytem na rachunku sprzedaży.
