Zarządzanie administracyjne: funkcje i procesy

Zarządzanie administracyjne to zestaw form, działań i mechanizmów, które pozwalają wykorzystać zasoby ludzkie, materialne i finansowe firmy, aby osiągnąć proponowany cel. Opiera się na czterech podstawowych zasadach; kolejność jest pierwsza, ponieważ każdy pracownik musi zajmować stanowisko, do którego ma kwalifikacje.

Brak porządku prowadzi do mniej wydajnej pracy i niewłaściwego wykorzystania zasobów. Drugą zasadą jest dyscyplina; w ramach administracyjnej dyscypliny zarządzania jest ważnym aspektem, ponieważ zasady i zasady muszą być przestrzegane i przestrzegane przez wszystkich.

Trzecią zasadą jest jednostka dowodzenia. Pracownik musi wiedzieć, komu zgłasza swoją pracę i od kogo będzie otrzymywać zamówienia, aby uniknąć błędnych komunikatów, które szkodzą jakości pracy. Wreszcie, zachęcanie i docenianie inicjatywy personelu jest kluczowe dla motywowania; Będzie to miało pozytywny wpływ na środowisko pracy i osiągnięcie celów.

Zarządzanie administracyjne ma zasadnicze znaczenie dla organizacji, ponieważ stanowi podstawę do wykonywania zadań grupy, tworząc również sieć zorientowaną na realizację celów biznesowych.

Funkcje

Realizacja procesów zarządzania

Procesy zarządzania muszą być prawidłowo przeprowadzane, aby zapewnić efektywne działanie każdej z funkcji administracyjnych.

Muszą one obejmować planowanie, organizację, kierowanie i kontrolę, wszystkie oparte na realizacji celów.

Zatrudnianie personelu

Odnosi się do wyboru, szkolenia, stażu i wynagrodzenia personelu. Osiągnięcie celów organizacji zależy od tego, czy można liczyć na odpowiedni personel, dlatego należy utrzymać zainteresowanie pokryciem potrzeb pracowników, a jednocześnie być lojalnym wobec organizacji.

Ochrona aktywów

Aktywa organizacji muszą być chronione przed niewłaściwym wykorzystaniem, utratą lub uszkodzeniem spowodowanym kradzieżą, ogniem lub w jakikolwiek inny sposób.

Dlatego konieczne jest zachowanie odpowiedniego zapisu dla każdego rodzaju aktywów, co sprawia, że ​​pracownicy są odpowiedzialni za jego prawidłowe wykorzystanie i przechowywanie.

Public relations

Jedną z ważnych funkcji zarządzania administracyjnego jest ustanowienie i utrzymanie różnych linii komunikacji między organizacją a jej powiązaną publicznością (klienci, akcjonariusze, pracownicy, dostawcy, konsumenci).

Ustal sekwencje pracy

Aby zapewnić stabilne działanie i bez przerw w pracy administracyjnej, należy opracować systemy i procedury określonych procedur. Jest to motywowane przez charakter współzależności i wzajemne powiązania między konkretnymi zadaniami każdego działu.

Zakup środków trwałych

W każdym dziale istnieje potrzeba posiadania odpowiednich środków trwałych, aby zapewnić wydajną i ekonomiczną wydajność wykonywanych tam prac. Dlatego przy wyborze i zakupie każdego rodzaju środka trwałego należy przestrzegać standardowej procedury.

Ważnym aspektem jest wykrywanie i ocena rzeczywistej potrzeby zasobu, co pozwala uniknąć niepotrzebnych wydatków, które mają wpływ na finanse firmy.

Projektowanie i kontrola formularzy

Biorąc pod uwagę, że praca administracyjna ma szczególne cechy, używane formularze muszą być zaprojektowane w celu dostarczenia wymaganych informacji w odpowiedni sposób.

Obowiązkiem administracji jest zaprojektowanie tych formularzy i próba ujednolicenia ich wykorzystania w celu obniżenia kosztów.

Kup materiały piśmienne i biurowe

Artykuły te muszą obejmować potrzeby użytkowników, ponieważ będą wpływać na systematyczną i szybką realizację wykonanej pracy.

Dlatego ważne jest zapewnienie standaryzacji, selekcji i zakupu tych danych wejściowych, a także ich dystrybucji do innych działów, w razie potrzeby

Procesy zarządzania administracyjnego

Planowanie

Planowanie jest podstawą tego procesu, ponieważ doprowadzi to do dalszych działań. Aby przeprowadzić wydajny proces, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

- Miej jasne cele.

- Przestudiuj środowisko, w którym będą wykonywane prace.

- Określ i przypisz zadania, które pomogą osiągnąć cele.

- Przeprowadzić kompleksowy plan osiągnięć, podkreślając elementy twórcze, które pomagają skutecznie wykonywać pracę.

- Określ zasady, metody i procedury wymagane do wykonania pracy.

- Tworzenie systemów ostrzegania, które pozwalają przewidywać działania w obliczu przyszłych problemów.

- Stale aktualizuj plany, biorąc pod uwagę wyniki kontroli nad nimi.

Organizacja

Aby osiągnąć sukces, wszystkie zasoby ludzkie, finansowe i materialne związane z pracą do wykonania muszą być skoordynowane.

Oznacza to ustanowienie zestawu zasad i zadań, które muszą być ściśle przestrzegane przez zaangażowane osoby. Niektóre z tych działań to:

- Podziel pracę z uwzględnieniem jednostek operacyjnych.

- Grupuj zadania według zadań.

- Struktura jednostek operacyjnych z kryteriami łatwości zarządzania i powinowactwa pracy.

- Wybierz personel, który posiada umiejętności wymagane dla określonej pracy.

- Ustal zmiany w wykonywanych czynnościach, na podstawie wyników kontroli tego samego pokazu.

Kierunek lub wykonanie

Aby przestrzegać zaplanowanych i zorganizowanych strategii, konieczne jest podjęcie działań, które je zainicjują i zapewnią im ciągłość.

Do tych działań należy kierowanie działalnością i promowanie rozwoju pracownika w pracy i osobiście, tak aby ta motywacja przekładała się na skuteczne osiąganie celu. Strategie te mogą być:

- Przewodnik i zachęć grupę do osiągnięcia celu.

- Ustanowić bezpośrednią, otwartą i przejrzystą komunikację z każdym z zaangażowanych, bezpośrednio lub pośrednio, w pracy.

- Rozwijaj potencjał każdego członka.

- Tworzenie zachęt dla pracowników, którzy wyróżniają się pewnymi wcześniej ustalonymi kryteriami, takimi jak między innymi kreatywność, szybkość realizacji.

- Ustanowienie mechanizmów ciągłej oceny procesu realizacji, aby w razie potrzeby skorygować działania.

Kontrola

Ważne jest, aby wdrożyć strategie w celu sprawdzenia, czy to, co jest planowane, zorganizowane i realizowane, postępuje w sposób zadowalający i skuteczny w kierunku osiągnięcia celu.

Pozwoli to na podejmowanie decyzji o zastąpieniu działań lub zmianie orientacji procesu, co pozwoli na jego optymalizację. Mogą to być niektóre z następujących działań:

- Ustalenie porównań wyników z ogólnymi planami firmy.

- Oceń produkt pracy w oparciu o standardy wydajności tego samego.

- Podaj do publicznej wiadomości środki, które mają być użyte w pomiarach.

- Przekazuj sugestie odpowiedzialnemu personelowi, aby móc poprawić niezbędne działania.