Wewnętrzna kontrola księgowa: elementy, cele i przykład
Wewnętrzna kontrola księgowa obejmuje metody wdrożone przez firmę w celu zapewnienia integralności informacji finansowych i księgowych, spełnienia celów operacyjnych i rentowności oraz przekazywania polityki zarządzania w całej organizacji. Nakładają się one na normalne procedury operacyjne firmy.
Ta nakładka odpowiada zamiarowi ochrony zasobów, zminimalizowania błędów i zapewnienia, że operacje są przeprowadzane w zatwierdzony sposób. Nie ma identycznych systemów kontroli wewnętrznej, ale wiele filozofii kontroli w odniesieniu do integralności finansowej i praktyk księgowych stało się standardowymi praktykami zarządzania.
Kontrola wewnętrzna ma swoją cenę, która polega na tym, że czynności kontrolne często spowalniają naturalny przepływ procesów w firmie, co może zmniejszyć jej ogólną wydajność. Kluczową koncepcją jest to, że nawet najbardziej kompletny system kontroli wewnętrznej nie wyeliminuje całkowicie ryzyka oszustwa lub błędu.
Zawsze będą jakieś incydenty, zwykle z powodu nieprzewidzianych okoliczności lub nadmiernie zdeterminowanego wysiłku kogoś, kto chce popełnić oszustwo.
Elementy wewnętrznej kontroli księgowej
Rozdzielenie zadań
Rozdział funkcji obejmuje podział odpowiedzialności za rachunkowość, depozyty, sprawozdawczość i audyt. Dodatkowe obowiązki są oddzielne, istnieje mniejsze prawdopodobieństwo popełnienia przez jednego pracownika oszustwa.
W przypadku małych firm, w których pracuje tylko kilku pracowników księgowych, podział obowiązków między dwie lub więcej osób lub wymaganie, aby krytyczne zadania były sprawdzane przez współpracowników, może służyć temu samemu celowi.
Kontrola dostępu
Kontroluj dostęp do różnych części systemu księgowego za pomocą haseł, blokad i elektronicznych rekordów dostępu, dzięki czemu nieupoważnieni użytkownicy mogą nie mieć dostępu do systemu, zapewniając jednocześnie sposób kontroli korzystania z systemu w celu identyfikacji źródła błędów lub rozbieżności.
Audyty fizyczne
Audyty fizyczne obejmują ręczne liczenie gotówki i wszelkich aktywów fizycznych zarejestrowanych w systemie księgowym; na przykład zapasy, materiały i narzędzia.
Liczba fizyczna może ujawnić rozbieżności dobrze ukryte w saldach kont, które są ignorowane w zapisach elektronicznych.
Liczba gotówki w punktach sprzedaży może być codziennie lub nawet kilka razy dziennie. Większe projekty, takie jak ręczne liczenie zapasów, powinny być wykonywane rzadziej, być może co kwartał.
Standaryzowana dokumentacja
Standaryzacja dokumentów wykorzystywanych do transakcji finansowych - takich jak faktury, wewnętrzne zapotrzebowania na materiały, rachunki magazynowe i raporty wydatków na podróże - może pomóc w utrzymaniu spójności w prowadzeniu dokumentacji w czasie.
Korzystanie ze standardowych formatów dokumentów może ułatwić przegląd poprzednich zapisów, szukając źródła pewnych rozbieżności w systemie. Brak standaryzacji może spowodować, że elementy zostaną przeoczone lub błędnie zinterpretowane w tym przeglądzie.
Wagi testowe
Zastosowanie podwójnego systemu księgowego zwiększa niezawodność, zapewniając, że książki są zawsze zrównoważone. Mimo to błędy mogą powodować utratę równowagi systemu w danym momencie.
Obliczanie dziennych lub tygodniowych sald testowych może dostarczać okresowych informacji o stanie systemu. Pozwala to odkryć i zbadać rozbieżności tak szybko, jak to możliwe.
Okresowe uzgodnienia
Uzgodnienia księgowe mogą zapewnić, że salda systemu księgowego odpowiadają saldom rachunków innych podmiotów, takich jak banki, dostawcy i klienci na kredyt.
Na przykład uzgodnienie bankowe obejmuje porównanie sald gotówkowych i zapisów depozytów i wpływów między systemem księgowym a wyciągami bankowymi.
Różnice między tymi rodzajami kont uzupełniających mogą ujawniać błędy lub rozbieżności w samych rachunkach. Mogą również pokazać, że błędy mogą pochodzić od innych podmiotów.
Organ do zatwierdzenia
Wymaganie, aby konkretni menedżerowie autoryzowali określone rodzaje transakcji, może dodać warstwę odpowiedzialności do zapisów księgowych. Pokazuje to, że transakcje były przeglądane, analizowane i zatwierdzane przez odpowiednie organy.
Wymaganie zgody na dokonywanie dużych wydatków i płatności uniemożliwia pozbawionym skrupułów pracownikom wykonywanie dużych nieuczciwych transakcji z funduszami firmy.
Cele
Zabezpiecz aktywa firmy
Dobrze zaprojektowane kontrole wewnętrzne chronią aktywa przed stratami. Strata może być przypadkową utratą, która wynika z uczciwych błędów popełnionych przez ludzi. Może to być również umyślna strata wynikająca z celowych działań oszukańczych.
Gwarancja niezawodności i integralności informacji finansowych
Kontrole wewnętrzne zapewniają, że kierownictwo ma dokładne, terminowe i kompletne informacje - w tym zapisy księgowe - w celu planowania, kontroli i raportowania operacji biznesowych.
Zapewnij zgodność z przepisami
Kontrole wewnętrzne pomagają zapewnić zgodność firmy z wieloma krajowymi, stanowymi i lokalnymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi, które wpływają na działalność biznesową.
Promuj wydajne i skuteczne działania
Kontrole wewnętrzne zapewniają środowisko, w którym menedżerowie i pracownicy mogą zmaksymalizować wydajność i skuteczność operacji.
Realizacja celów i zadań
System kontroli wewnętrznych zapewnia mechanizm zarządzania dla nadzorowania osiągania celów operacyjnych i celów.
Przykład
Płynne aktywa zawsze wymagają większej ochrony niż aktywa niepłynne, ponieważ łatwiej je ukraść; Na przykład weź gotówkę.
Gotówka jest najbardziej płynnym aktywem i może zostać łatwo skradziona przez każdego pracownika, który nią zarządza. Aby chronić gotówkę firmy, wdrażane są specjalne kontrole wewnętrzne.
Wewnętrzna kontrola rozdziału obowiązków jest często wykorzystywana z gotówką. Kontrola ta wymaga, aby osoba, która otrzyma gotówkę od klienta i osoba, która zarejestruje pokwitowanie w systemie księgowym, nigdy nie była tym samym pracownikiem.
W rzeczywistości niektóre systemy kontroli wewnętrznej idą o krok dalej i wymagają od pracownika pobrania gotówki, kolejnej wpłaty w banku i innej w celu zarejestrowania go w systemie księgowym.
Dzieląc obowiązki każdego pracownika, nikt nie może odebrać gotówki, zdeponować jej i zarejestrować sprzedaży na kontach. Zapobiega to oszustwom, ponieważ osoba nie może wpłacić części zebranych środków pieniężnych i zarejestrować niższą kwotę rachunku gotówkowego w systemie księgowym.
