Diagnoza organizacyjna: modele diagnostyczne, techniki, przykład

Diagnoza organizacyjna jest skutecznym sposobem, aby zobaczyć organizację, aby określić luki między bieżącymi i pożądanymi wynikami oraz w jaki sposób może osiągnąć swoje cele. Diagnoza może być ograniczona do zespołu, projektu lub ogólnie do firmy.

Jest to proces obejmujący trzy etapy: publiczne wejście do systemu ludzkiego, zbieranie ważnych danych o różnych doświadczeniach i informacje zwrotne do systemu w celu promowania wydajności firmy. Jest to ustrukturyzowane podejście, które ocenia działanie i efektywność organizacji.

We wszystkich przypadkach działa to w ten sam sposób: po pierwsze, ocena organizacji przeprowadzana jest przy użyciu różnych metod (wywiady, ankiety, obserwacje itp.) I różnych źródeł informacji (pracownicy, liderzy, klienci, dostawcy), w celu aby uzyskać najbardziej specyficzny obraz.

Kolejnym krokiem jest porównanie rzeczywistego stanu sytuacji z pożądanymi wynikami i opracowanie konkretnego planu działania. Działania, które zostaną przeprowadzone, mają priorytet i są realizowane.

W ostatnich latach diagnoza organizacyjna ewoluowała od techniki wykorzystywanej jako część procesu rozwoju organizacyjnego do ważnej techniki samej w sobie.

Celem diagnozy jest zidentyfikowanie problemów, przed którymi stoi organizacja. Określ także jego przyczyny, aby kierownictwo mogło zaplanować rozwiązania.

Od początku rozwoju organizacyjnego diagnoza przeszła od czysto behawioralnego podejścia do bycia strategiczną i integralną diagnozą biznesową oraz do rozważania interwencji człowieka w izolacji, aby zbadać interakcje ludzi w kontekście, w którym działają.

Skuteczna diagnoza kultury organizacyjnej oraz strukturalne i operacyjne mocne i słabe strony mają zasadnicze znaczenie dla każdej udanej interwencji rozwoju organizacyjnego.

Organizacyjne modele diagnostyczne

Wielu specjalistów korzysta z modeli opracowanych przez doświadczonych konsultantów i badaczy, którzy zastosowali go do prowadzenia swoich badań.

Modele te określają cechy organizacyjne, które okazały się krytyczne w przeszłości. Standaryzowane modele pomagają konsultantom zachować spójność we wszystkich projektach.

Niestety, praca z dostępnymi modelami wiąże się z ryzykiem wygenerowania wielu danych trudnych do zinterpretowania. Ponadto, aby nie sprostać wyzwaniom i krytycznym problemom dla organizacji, a nie odzwierciedlać jej charakterystycznych cech.

Aby uniknąć tych wad, konsultanci dostosowują standardowe modele, aby dostosować się do organizacji i jej okoliczności.

Organizacyjne modele diagnostyczne mogą znajdować się w systemach otwartych lub systemach zamkniętych.

Model systemów otwartych

Modele systemów otwartych sugerują, że wszystkie komponenty w organizacji są ze sobą powiązane. Dlatego zmiana jednego komponentu będzie miała wpływ na inne komponenty.

Modele systemów otwartych biorą również pod uwagę zewnętrzne środowisko organizacji i biorą pod uwagę jej wpływ na decyzje i zmiany.

Rodzi to przekonanie, że organizacje są zestawem niezwykle złożonych funkcji zadań, przywództwa, zmian i podejmowania decyzji.

Chociaż ta złożoność jest zbyt przytłaczająca, aby można ją było rozpatrywać jednocześnie, model systemów otwartych wspiera koncepcję, że całość jest silniejsza i bardziej skuteczna niż każdy pojedynczy komponent sam.

Opinie

Model systemów otwartych jest interesujący, ponieważ obsługuje cykl ciągłego sprzężenia zwrotnego w całym procesie.

Uważamy, że dane wejściowe, takie jak informacje i kapitał ludzki, przekształcenia, takie jak komponenty społeczne i technologiczne, oraz produkty (towary, usługi i kapitał intelektualny) w kontekście środowiska zewnętrznego, w którym działa organizacja.

W każdej z tych kategorii istnieje stała informacja zwrotna, która służy do przyspieszenia organizacji. Służy również do jej zwrotu, przemyślenia pojęć lub pomysłów, które nie zadziałały i wymagają poprawy.

Jest to podobne do idei zachęcania do prób i błędów: próbuj wiele rzeczy i zachowuj to, co działa. Komunikacja może być uważana za ważny element tego modelu, aby zapewnić skuteczną i terminową informację zwrotną.

Model systemów zamkniętych

Model systemów zamkniętych nie promuje elastyczności i zdolności adaptacyjnych, ponieważ całkowicie ignoruje środowisko zewnętrzne i skupia się całkowicie na elementach wewnętrznych.

Obecnie ignorowanie sił zewnętrznych jest oznaką słabej organizacji, skazanej na kryzys lub porażkę, ponieważ nie będzie ona odpowiednio przygotowana do stawienia czoła zmianom, które się pojawiają.

Ponadto modele systemów zamkniętych wspierają koncepcję robienia rzeczy poprawnie.

Ogranicza to rozwój organizacji i członków jej zespołu, ponieważ nie promuje żadnego rodzaju rozwoju ani nie promuje organizacyjnego uczenia się, co znowu jest niezbędne w dzisiejszym zmieniającym się świecie.

Techniki

Metody diagnostyczne

Istnieje wiele sposobów analizowania i diagnozowania organizacji i ich zjawisk. Oto najczęściej używane metody:

- Kwestionariusze.

- Wywiady

- Obserwacja.

- Analiza zapisów, okólników, sprawozdań z oceny i innej literatury organizacyjnej.

- Analiza danych organizacji i kilku jednostek.

- Zespoły zadaniowe i grupy zadaniowe.

- Warsztaty służące identyfikacji problemów / rozwiązywaniu problemów.

- Seminaria, sympozja i programy szkoleniowe.

- Rejestracja i badanie zdarzeń krytycznych.

Ogólny proces

Proces wykorzystywania narzędzia diagnostyki organizacyjnej polegał na zrozumieniu organizacji i branży, w której pracujesz.

Następnie prowadzone jest dochodzenie, a członkowie są przesłuchiwani w branży. Ustrukturyzowane pytania są tworzone dla wywiadów z niektórymi kluczowymi członkami organizacji, które mają zostać zdiagnozowane.

Chodzi również o obecność w biurach i korytarzach organizacji, aby obserwować w toku niektóre aspekty organizacyjne.

Następnie przechodzi do dokumentacji, która jest prostym i bezpośrednim procesem podziału informacji, które zostały usłyszane, odnotowane i zaobserwowane w organizacyjnym modelu diagnostycznym.

Techniki interwencyjne

Dzięki diagnozie organizacyjnej organizacje stają się bardziej skuteczne poprzez promowanie redukcji różnic między władzą a statusem. Również w otwartej komunikacji, uczestniczącym podejmowaniu decyzji, współpracy, solidarności i rozwoju potencjału ludzkiego jej członków.

Aby promować zmiany i rozwój, konsultanci rozwoju organizacyjnego opracowali szeroki zakres technik interwencji. Następnie podsumowanie tych interwencji, pogrupowane według części systemu organizacyjnego, do której jest skierowane bardziej bezpośrednio.

Zasoby ludzkie

Zmiana lub wybór umiejętności, postaw i wartości poprzez programy i kursy szkoleniowe, rekrutację, selekcję, doradztwo, pośrednictwo i programy zarządzania stresem i utrzymania zdrowia

Zachowanie i procesy

Zmiany w procesach interakcji, takich jak podejmowanie decyzji, przywództwo i komunikacja, poprzez szkolenia, budowanie zespołu, konsultacje procesów i interwencje stron trzecich w celu rozwiązania konfliktu.

Informacje zwrotne z danych ankietowych do autodiagnozy i planowania działań.

Struktury organizacyjne i technologie

Przeprojektowanie pracy, procedury administracyjne, mechanizmy wynagradzania, podział pracy, mechanizmy koordynacji i procedury pracy.

Cele, strategie i kultura organizacyjna

Promowanie wyjaśniania celów i formułowania strategii poprzez warsztaty i ćwiczenia. Ułatwienie współpracy między organizacjami. Zbadaj i zmień kultury korporacyjne (wartości, normy i przekonania).

Przykład

Diagnoza organizacyjna jest formą interwencji, ponieważ przerywa rutynowe działania organizacji. Może wpływać na oczekiwania członków w odniesieniu do zmian i może wpływać na to, jak myślą o sobie i swojej organizacji.

Sprawa NASA

Można dokonać analizy próby NASA wdrożenia otwartej innowacji, która polegała na dzieleniu się pomysłami i rozwiązywaniu problemów z innymi organizacjami na całym świecie w odpowiedzi na ich cięcia budżetowe. Twój system zasobów ludzkich można zdefiniować w następujący sposób:

- Praca nieustrukturyzowana: wiele projektów uruchomionych w locie w tym samym czasie.

- Nie ma procesów, które określają, w jaki sposób lub co należy studiować w ramach projektów.

- Istnieją jasne hierarchie i procesy, które pozwalają na sukces w dziedzinie, która wymaga tak dużego doświadczenia.

- Zapewnia metodę wykonywania zadań w oparciu o to, kto chce pracować nad tym, co działa, zestaw umiejętności itp.

- Kultura nie zwalniania ludzi.

- Wielu wykonawców w biurze, którzy jako pierwsi zostali zwolnieni podczas cięć budżetowych.

- Członkowie zespołu bardzo dobrze traktowani.

- Niskie pułapy rekompensaty, choć nie wpływa to na kulturę organizacyjną. Ludzie chcą tam być i dlatego akceptują niższe pensje.

- Pracownicy myślą, że NASA jest lepszym pracodawcą, ponieważ pozwala ludziom być innowacyjnym i przyczyniać się do tworzenia nowego pomysłu lub czegoś, czego wcześniej nie robiono.

Przeprowadzone interwencje

W tym przypadku organizacja nie kupowała idei otwartej innowacji. Był to projekt mający na celu osiągnięcie wyników jakości NASA. Wymagała zewnętrznej współpracy z NASA, ze względu na zmiany w środowisku zewnętrznym, które były cięciami budżetowymi.

Wprowadzono interwencje, takie jak sesje szkoleniowe, możliwości informacji zwrotnych, nagrody za udział w otwartej innowacji. Stworzono również listę kontrolną, aby NASA mogła wykorzystać otwarte innowacje.

Wszystkie te interwencje podejmowane przez agentów zmiany w przypadku NASA ostatecznie doprowadziły do ​​pogodzenia konfliktów spowodowanych zmniejszeniem zasobów, niepokojem o przetrwanie, spadkiem motywacji i oporem przed zmianą.

Odpowiednie interwencje, takie jak praca nad dostosowaniem wizji firmy do realiów codziennych operacji, mogą być wykorzystane do pogodzenia i uzyskania pozytywnych wyników w przypadku konfliktów.