Administracja zmianami organizacyjnymi: znaczenie, proces

Zarządzanie zmianami organizacyjnymi odpowiada wszystkim działaniom prowadzonym w celu zarządzania skutkami spowodowanymi ważnymi zmianami w organizacji, koncentrując się na ludziach. Zmiany te mogą mieć charakter strukturalny, procesowy lub kulturowy.

Kiedy organizacja proponuje jakąkolwiek zmianę o wielkich proporcjach, wrażenie wśród członków zespołu może być bardzo zróżnicowane. Niektórzy mogą postrzegać to jako coś ekscytującego; jednak wielu może uważać to za groźne, co może powodować pewien dyskomfort.

Biorąc pod uwagę te zróżnicowane reakcje, które mogą wystąpić w zespole roboczym, jest to niezbędny element do promowania nie tylko akceptacji, ale także ciągłego wsparcia, aby zarządzać przejściem w najbardziej udany sposób.

Znaczenie

W takiej sytuacji musimy pamiętać, że ludzie na pewno zmieniają swoje zachowanie, przyjmują nową mentalność, uczą się i dostosowują do nowych procesów i praktyk, stosują nowe zasady lub wprowadzają inne zmiany, które wymagają przejścia.

Z tego powodu wdrożenie odpowiedniej strategii zarządzania zmianami organizacyjnymi zapewni pomyślne przeprowadzenie zmian.

Ideałem jest formalne uzgodnienie oczekiwań, wykorzystanie narzędzi do dobrej komunikacji i poszukiwanie sposobów na zmniejszenie nieporozumień; w ten sposób wszystkie strony będą bardziej zaangażowane w proces zmian, pomimo możliwego dyskomfortu, który może to spowodować.

Zmień proces

Strategia idealnej zmiany musi zagwarantować, że zaangażowane strony doskonale zrozumieją, jak te zmiany wpłyną na nich, że mają niezbędne wsparcie do ich przeprowadzenia i że mają odpowiednie narzędzia do przezwyciężenia wszelkich wyzwań związanych z procesem, minimalna możliwa frustracja.

Przede wszystkim ważne jest, aby wiedzieć, jak zmiany wpływają na mentalność wszystkich członków organizacji.

Trzy fazy Lewina

Psycholog Kurt Lewin (1890-1947) zdefiniował trzy fazy mentalności pracowników podczas wszystkich procesów zmian:

Rozmrażanie

W fazie rozmrażania konieczne jest podjęcie środków, które zlikwidują mentalność istniejącą do tej pory w organizacji.

Pociąga to za sobą konieczność pokonania początkowych mechanizmów obronnych, które starają się uniknąć wszelkiego rodzaju zmian. Stopniowo ludzie zdadzą sobie sprawę z potrzeby, a to pozwoli im przejść do następnej fazy.

Zmień

W tej drugiej fazie następuje zmiana. Ten okres przejściowy zazwyczaj powoduje momenty zamieszania i niepewności co do tego, co wydarzy się w przyszłości.

W tym momencie ludzie zdają sobie sprawę, że tradycyjne metody są zmieniane, ale nadal nie są pewni, w jaki sposób zostaną one zastąpione.

Podczas tej fazy kierownictwo musi być odpowiedzialne za jasne przekazanie powodów zmian i kroków niezbędnych do zapewnienia ich realizacji.

Zamrażanie

Ostatni etap obejmuje przyzwyczajenie się do nowych zmian i zakończenie ich jako standardowego procesu. W tej fazie poziom komfortu pracowników wraca do normy.

Chociaż wielu wciąż krytykuje Lewina (głównie ze względu na ostatni etap, z argumentem o niemożności przyzwyczajenia się do zmian w dzisiejszym świecie wygodnie, ze względu na jego ekstremalną szybkość), jego wielkim wkładem był pomysł że zmiana musi być analizowana jako proces, a nie poprzez poszczególne etapy.

Klucze do sukcesu w tym procesie

Zrozumienie, w jaki sposób zmiany wpłyną na pracowników, ważne jest, aby wziąć pod uwagę szereg kluczowych czynników decydujących o osiągnięciu sukcesu przy wprowadzaniu zmian organizacyjnych:

Ustal wspólną wizję

Najpierw należy uzgodnić, jaki powinien być najlepszy możliwy wynik końcowy. W ten sposób zostanie osiągnięta wspólna wizja, dzięki której wszystkie partie będą podążać w tym samym kierunku i umysł będzie nastawiony na ten sam cel.

Przejrzystość i skuteczna komunikacja

Podczas zmiany organizacyjnej ważne jest, aby szefowie przekazywali pracownikom powody zmian, a także proces niezbędny do ich wdrożenia.

W ten sposób, jeśli zrozumieją przyczyny zmiany, będą bardziej skłonni widzieć korzyści i wspierać je, ułatwiając proces.

Szkolenie i kształcenie ustawiczne

Kiedy proces zmienia się w organizacji, pracownicy prawdopodobnie nie są z nim zaznajomieni i prawdopodobnie nie wiedzą, jak wpłynie to bezpośrednio na nich.

Bardzo ważne jest, aby zapewnić im niezbędne kształcenie i szkolenie, aby mogli dostosować się do zmian tak szybko i sprawnie, jak to możliwe.

Dobrą strategią jest wczesne szkolenie niektórych interesariuszy . Tak więc, gdy zmiany zaczną być wdrażane, będą służyć jako wsparcie i wskazówki dla pozostałych pracowników.

Nagrody ekonomiczne i społeczne

Udzielanie zachęt pracownikom najbardziej dotkniętym zmianą sprawi, że będą bardziej wdzięczni za przyjmowanie nowych ról i obowiązków.

Osobiste porady

Pracownicy otrzymają zmiany na różne sposoby; w związku z tym pojawią się również takie, które pogorszą proces, ponieważ może to mieć na nie większy wpływ. Ważne jest, aby mieć programy doradcze, które pomogą im skutecznie się przystosować.

Monitorowanie i ocena

Jest to jeden z głównych kluczy do prawidłowego zarządzania zmianą.

Analiza, w jaki sposób zmiany wpływają na organizację, posłuży do pomiaru wpływu zmiany wydajności pracowników i ogólnego funkcjonowania procesu produkcyjnego. W ten sposób korekty można również wprowadzić, jeśli wyniki nie są zgodne z oczekiwaniami.