Regularny przewód: w czym on się składa, typy i przykłady

Regularny kanał jest środkiem, za pomocą którego ludzie w organizacji komunikują się w celu przekazywania przepisów, zamówień, wniosków, haseł, roszczeń i raportów. Należy dobrze zastanowić się, jakie przewody są używane do wykonania różnych zadań: użycie nieodpowiedniego kanału może generować negatywne konsekwencje.

Złożone wiadomości wymagają regularnych, bogatszych kanałów, które ułatwiają interakcję, aby zapewnić przejrzystość. W tej sieci zwanej komunikacją menedżer staje się łączem. Decyzje i zamówienia przepływają w górę, w dół lub na boki, w zależności od pozycji menedżera w sieci komunikacyjnej.

Dobry menedżer powinien efektywnie inspirować, kierować i organizować swoich pracowników, a do tego najlepsze narzędzia to słowo mówione i pisane. Aby istniał dobry przepływ informacji i aby menedżer mógł zarządzać swoimi pracownikami, musi istnieć skuteczny regularny kanał.

Z czego się składa?

W organizacji informacje przepływają w górę, w dół i na boki. Ten przepływ informacji jest znany jako komunikacja. Regularne kanały odnoszą się do sposobu, w jaki te informacje przepływają w organizacji i innych organizacjach.

Ważnym elementem procesu komunikacji jest mechanizm sprzężenia zwrotnego między kierownictwem a pracownikami.

Dzięki temu mechanizmowi pracownicy informują menedżerów, że zrozumieli przedmiotowe zadanie. Z drugiej strony menedżerowie dają pracownikom komentarze i wskazówki dotyczące ich pracy.

Znaczenie

Przerwa w regularnym kanale prowadzi do nieefektywnego przepływu informacji: pracownicy nie wiedzą, czego firma się od nich oczekuje, nie są informowani o tym, co dzieje się w firmie.

Spowoduje to, że podejrzewają przyczyny jakiejkolwiek zmiany w firmie. Ponadto, bez skutecznej komunikacji, pracownicy stają się bardziej pomocni w swoim dziale niż w firmie, wpływając na ich decyzje i wydajność.

Ostatecznie szkodzi to również ogólnym celom organizacji. Dlatego, aby organizacja mogła skutecznie funkcjonować, dobry menedżer musi być w stanie przekazać swoim pracownikom, czego się od nich oczekuje.

Powinieneś również upewnić się, że pracownicy są świadomi zasad firmy i wszelkich przyszłych zmian.

Dlatego menedżerowie powinni wdrożyć skuteczny, regularny kanał, aby zoptymalizować wydajność pracowników, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie organizacji.

Typy

Formalne kanały regularne

Formalny regularny kanał przekazuje informacje, takie jak cele, zasady i procedury organizacji. Wiadomości w tego typu zwykłym kanale podążają za łańcuchem poleceń.

Oznacza to, że informacje przepływają od menedżera do jego podwładnych, a oni z kolei przekazują informacje do następnego poziomu personelu.

Nieformalne regularne kanały

W formalnym środowisku pracy zawsze istnieje nieformalna sieć komunikacyjna. Ścisła hierarchiczna formalna sieć komunikacyjna nie może działać skutecznie samodzielnie. Dlatego też istnieje inny regularny kanał poza tą siecią.

Chociaż ten typ regularnego kanału może przerwać łańcuch dowodzenia, dobry menedżer musi znaleźć odpowiednią równowagę między formalnymi i nieformalnymi kanałami.

Nieoficjalne regularne przewody

Czasami komunikacja zachodząca w organizacji jest interpersonalna. Podczas gdy protokoły ze spotkań mogą być tematem dyskusji wśród pracowników, programy sportowe, polityczne i telewizyjne są również częścią ich rozmów.

Nieoficjalny regularny kanał w organizacji jest jak „klub”. Krążą plotki dzięki klubowi. Uczestnicy klubu tworzą grupy, co przekłada się na przyjaźnie poza organizacją.

Informacje krążące w klubie są bardzo przesadzone i mogą powodować niepotrzebny alarm dla pracowników. Dobry menedżer powinien mieć dostęp do informacji krążących w tym zwykłym nieoficjalnym kanale i powinien podjąć pozytywne kroki, aby zapobiec przepływowi fałszywych informacji.

Twarzą w twarz

Bezpośrednia lub osobista komunikacja jest jednym z najskuteczniejszych regularnych kanałów, które można wykorzystać w organizacji.

Obecność fizyczna, ton głosu i mimika pomagają odbiorcom wiadomości lepiej je interpretować.

Jest to najlepszy kanał do wykorzystania w złożonych lub naładowanych emocjami wiadomościach. Umożliwia interakcję między mówcą a odbiorcami, aby wyjaśnić wszelkie niejasności.

Komunikacja telefoniczna

Zwykły telefoniczny kanał komunikacyjny powinien być używany, gdy prywatna lub bardziej złożona wiadomość musi zostać przesłana do osoby fizycznej lub małej grupy.

Niektórzy ludzie w organizacji mogą zdecydować się na użycie tego kanału, aby zaoszczędzić czas i wysiłek na koordynowanie spotkania twarzą w twarz.

Komunikacja elektroniczna

Regularne kanały komunikacji elektronicznej obejmują platformy poczty elektronicznej, Internetu, intranetu i sieci społecznościowych.

Jest to mniej osobista metoda komunikacji, ale jest skuteczna. Podczas korzystania z tego kanału należy uważnie tworzyć wiadomości i unikać stosowania sarkazmu i insynuacji, chyba że wiadomość tego wymaga.

Wiadomości pisane

Komunikacja pisemna powinna być stosowana, gdy wiadomość, która nie wymaga interakcji, ma być przekazana pracownikowi lub grupie.

Polityki, listy, notatki, instrukcje, ostrzeżenia, powiadomienia i reklamy są wiadomościami, które dobrze sprawdzają się dla tego zwykłego kanału.

Przykłady

- Przykładem formalnego kanału formalnego jest newsletter firmy, który zapewnia zarówno pracownikom, jak i klientom jasne wyobrażenie o celach i wizji firmy.

- Przekazywanie informacji za pomocą memorandów, raportów, instrukcji i spotkań zaprogramowanych w łańcuchu dowodzenia to także formalne regularne kanały.

- Formalne regularne kanały to biznes plan, badanie satysfakcji klienta, raporty roczne, spotkania przeglądowe.

- Przykładem nieformalnego regularnego kanału jest czas na lunch w stołówce lub stołówce organizacji. Tutaj, w miłej atmosferze, zachęca się do dyskusji wśród pracowników.

- Menedżerowie, którzy przechodzą przez zakład i biura, przyjmując przyjazne nastawienie do obsługi zapytań pracowniczych, są również przykładami zwykłych kanałów nieformalnych.

- Kręgi jakości, praca zespołowa i różne programy szkoleniowe wykraczają poza łańcuch dowodzenia; dlatego należą do kategorii nieformalnych regularnych kanałów.

- Spotkania towarzyskie wśród pracowników są przykładami zwykłych nieoficjalnych kanałów.