7 funkcji głównego asystenta administracyjnego
Funkcje asystenta administracyjnego to zadania pomocy i towarzyszenia normalnym działaniom, które rozwija firma. Dlatego są one niezbędne do skutecznego działania.
Działania te są zazwyczaj zmienne w zależności od obszaru działalności firmy, w której pracują. Na przykład, w wyspecjalizowanych biurach, takich jak kancelarie prawne, uczestnicy zazwyczaj mają specjalne szkolenie w zakresie wykonywania określonych czynności.
Istnieją jednak funkcje wspólne dla wszystkich obszarów, które zazwyczaj koncentrują się na dystrybucji i administrowaniu informacjami w biurze. Obejmuje to zarządzanie dokumentami, archiwami i organizacją wydarzeń.
Ale te działania mogą stać się znacznie szersze. Czasami asystenci administracyjni muszą również zajmować się przetwarzaniem informacji księgowych, a nawet gwarantować działanie zasobów technologicznych firmy.
7 głównych funkcji asystenta administracyjnego
1- Zarządzanie dokumentami
Jedną z głównych funkcji asystenta administracyjnego jest pomoc członkom biura w zarządzaniu dokumentami i plikami.
Zwykle to zadanie jest związane z przechowywaniem, organizacją i administrowaniem plikami.
Jednak w niektórych przypadkach może być również konieczne pisanie, edytowanie i przeglądanie dokumentów.
W niektórych firmach są nawet proszeni o dyktowanie listów lub notatek i rejestrowanie protokołów z odbywających się spotkań.
W niektórych przypadkach, na przykład w kontaktach z kancelarią prawną, wymagane jest specjalistyczne szkolenie w celu wypełnienia tych funkcji: asystent administracyjny musi rozumieć terminologię i procedury prawne.
Z drugiej strony asystenci administracyjni, którzy pracują w dziedzinie medycyny, potrzebują innej wiedzy. Muszą mieć niezbędne szkolenie w zakresie postępowania z pacjentami i czytania raportów medycznych.
2- Planowanie wydarzeń
Planowanie imprez biurowych jest zwykle obowiązkiem asystentów administracyjnych. Wielkość tej odpowiedzialności może być różna w zależności od wielkości firmy.
Wydarzeniem może być po prostu spotkanie lub lunch biznesowy, ale może to być także kongres lub większa impreza biznesowa.
W obu przypadkach asystent musi zarządzać wszystkimi kryteriami związanymi ze zdarzeniem.
Obejmuje to kontaktowanie się z dostawcami, dokonywanie rezerwacji, wybór menu i dekoracji. Ale obejmuje również kontaktowanie się, zapraszanie i potwierdzanie uczestników, prelegentów i prelegentów w przypadku, gdy jest to konieczne.
3- Osobista uwaga dla użytkowników i odwiedzających
Dbałość o użytkowników jest zwykle jednym z najczęstszych zadań asystentów administracyjnych. Publiczność, na którą skupia się uwaga, zawsze zależy od wielkości firmy i jej orientacji biznesowej.
W przypadku małych firm, które obsługują społeczeństwo bezpośrednio, możliwe jest, że asystent administracyjny powinien otrzymać klientów.
Gdy tak się dzieje, ich praca ma na celu prowadzenie ich i wspieranie ich podczas pobytu w zakładach firmy.
W większych firmach asystent administracyjny musi uczestniczyć w innych gościach jako partnerzy lub duzi dostawcy.
W tym przypadku ich misją będzie poprowadzenie ich w realizacji ich programu i spotkań z kierownictwem lub innymi obszarami firmy.
4- Telefoniczna i wirtualna pomoc
Telefon i wirtualna uwaga są objęte kategorią pomocy użytkownika. W przypadku pomocy telefonicznej uwzględniono orientację klientów i partnerów, a także organizację i administrowanie programami.
Odnosząc się do wirtualnej uwagi, zadania zależą od kanałów dostarczonych przez firmę do obsługi klienta lub zarządzania informacjami.
W niektórych przypadkach chodzi o zarządzanie wiadomościami e-mail, odpowiadanie, przekazywanie lub archiwizowanie wiadomości w razie potrzeby.
W innych przypadkach, gdy wirtualne kanały komunikacji są bardziej zróżnicowane, można włączyć inne zadania, takie jak zwracanie uwagi na społeczeństwo za pomocą systemów czatu, a nawet odpowiadanie na pytania za pośrednictwem sieci społecznościowych firmy.
W dużych firmach zwykle jest personel, który koncentruje się na tych kanałach komunikacji. Gdy firmy są małe, zadanie to zwykle pozostawia się asystentom administracyjnym.
5- Administracja porządków obrad
Zarządzanie agendami jest zwykle jednym z najważniejszych zadań asystentów administracyjnych.
Odpowiedzialność ta obejmuje przyjmowanie wniosków o spotkania i spotkania przez telefon, osobiście lub online i organizowanie ich w porządku obrad zgodnie ze zdefiniowanymi kryteriami.
Obejmuje również planowanie spotkań w firmie i poza nią, obiady robocze i podróże służbowe.
W tych ostatnich przypadkach obowiązkiem asystenta jest także rezerwowanie lotów, hoteli, restauracji lub sal konferencyjnych w razie potrzeby.
6- Rachunkowość
Czasami asystenci administracyjni są odpowiedzialni za monitorowanie i rejestrowanie wydatków występujących w firmie. Obowiązki te mogą być proste, na przykład rejestrowanie pewnych wydatków w arkuszu kalkulacyjnym.
W niektórych przypadkach asystent jest proszony o szkolenie w celu opracowania bardziej złożonych zadań. Na przykład twoje obowiązki mogą obejmować prezentację raportów księgowych kierownictwu.
Zwykle zależy to od wielkości firmy. Duża firma zazwyczaj ma bardziej wyspecjalizowane role; w tych informacjach księgowych zarządza osoba zatrudniona w tym celu.
Jednak jedną z podstawowych umiejętności każdego asystenta administracyjnego jest dziedzina oprogramowania do księgowości biurowej, na przykład Microsoft Excel.
7- Zarządzanie technologiczne
Zarządzanie zasobami technologicznymi jest również częścią funkcji asystentów administracyjnych. W tym sensie jego obowiązkiem jest zagwarantowanie, że wszystkie niezbędne narzędzia do działania firmy działają dobrze.
Obejmuje to między innymi wykonywanie kopii zapasowych informacji zawartych w sprzęcie komputerowym i aktualizacji antywirusowej.
Z drugiej strony obejmuje administrowanie urządzeniami, takimi jak projektory i laptopy.
Obejmuje to również przegląd i konserwację sprzętu niezbędnego do normalnego rozwoju działań, za które odpowiadają.
Nie oznacza to, że asystent administracyjny powinien posiadać wiedzę techniczną. Jego praca polega w szczególności na zatrudnianiu personelu technicznego, który regularnie dokonuje konserwacji sprzętu, aby uniknąć niepowodzeń.
