Planowanie operacyjne: charakterystyka, znaczenie i przykład

Planowanie operacyjne jest narzędziem do zarządzania, które ułatwia koordynację zasobów organizacji (ludzkich, finansowych i fizycznych), dzięki czemu możliwe jest osiągnięcie celów i celów zawartych w strategicznych i taktycznych planach wspomnianej firmy.

Zakładając, że kierownictwo wyższego szczebla przygotowało plan strategiczny, a kierownictwo ma plan taktyczny, niski poziom zarządzania musi mieć jasny obraz tego, czego się szuka. Musisz tylko sporządzić szczegółowy plan operacyjny, aby tak się stało.

Głównym celem planowania operacyjnego jest zapewnienie pracownikom organizacji jasnej wizji ich zadań i obowiązków, zgodnie z celami i celami zawartymi w planie strategicznym. Koncentruje się na usługach i produktach (produkcja, sprzęt, personel, zapasy i procesy) firmy.

Celem jest wdrożenie planów w celu opracowania prognoz finansowych i zmaksymalizowania udziału firmy w rynku. Plan operacyjny wykorzystuje wskaźniki finansowe organizacji do analizy rentowności.

Plan może obejmować analizę wkładu w celu określenia, jakie procesy są wymagane do zwiększenia zysków. Może to obejmować koncentrację na sprzedaży produktów premium lub zmniejszenie kosztów zmiennych.

Funkcje

Ograniczona do konkretnych działów

Plan operacyjny jest ograniczony do pojedynczej części organizacji. Na przykład duża korporacja (plan strategiczny) ma dział produkcji (plan taktyczny), który wytwarza produkty A, B i C.

Każdy z tych produktów jest wytwarzany oddzielnie w różnych zakładach, zarządzanych przez różnych kierowników zakładów, którzy przygotowują swój plan operacyjny oddzielnie.

Dlatego plan operacyjny jest tworzony przez zarządzanie niskim poziomem jednostki należącej do działu biznesowego.

Szczegółowe

Zawiera konkretne plany działań i procesów niskiego poziomu i codziennych, które będą wspierać i włączać plan taktyczny. Jest bardzo szczegółowy (kto, co, gdzie i kiedy).

Krótkoterminowy

Musisz określić działania i budżety dla każdego obszaru organizacji w ciągu najbliższych 1-3 lat. Łączą plan taktyczny z działaniami, które organizacja przeprowadzi i zasobami niezbędnymi do ich realizacji.

Planowanie operacyjne opisuje kamienie milowe, warunki sukcesu i wyjaśnia, w jaki sposób (lub jaką część) planu taktycznego zostanie uruchomiony w danym okresie operacyjnym.

Wykonane przez dział, który go zastosuje

Musi być przygotowany przez ludzi, którzy będą uczestniczyć w jego realizacji. Często potrzebna jest znaczna komunikacja międzyresortowa, ponieważ plany stworzone przez jedną część organizacji nieuchronnie mają konsekwencje dla innych stron.

Budżet operacyjny

Jest on oparty i uzasadniony wymogiem rocznego budżetu operacyjnego. Dlatego pięcioletni plan strategiczny wymagałby zwykle pięciu planów operacyjnych w oparciu o pięć budżetów operacyjnych.

Plan operacyjny jest pierwszym i ostatnim krokiem w przygotowaniu budżetu operacyjnego. Pierwszym krokiem jest opracowanie planu alokacji zasobów; Ostatnim krokiem może być modyfikacja planu operacyjnego w celu odzwierciedlenia decyzji politycznych lub zmian finansowych dokonanych podczas procesu opracowywania budżetu.

Te plany i budżety powinny być uważane za żywe dokumenty i powinny zostać zmienione w celu odzwierciedlenia zmian. Jego okresowa weryfikacja jest kluczem do jego trwałości.

Treść planu operacyjnego

Plan operacyjny opiera się bezpośrednio na planach taktycznych, które opisują misje, cele, cele i działania.

Podobnie jak plan taktyczny, plan operacyjny odnosi się do czterech pytań: gdzie jesteśmy teraz, gdzie chcemy być, jak tam dotrzemy? i jak mierzymy nasz postęp?

Planowanie operacyjne musi zawierać:

- Jasne cele.

- Działania do dostarczenia.

- Standardy jakości.

- Pożądane wyniki.

- Wymagania dotyczące personelu i zasobów.

- Harmonogramy realizacji.

- Proces monitorowania postępu.

Plan operacyjny zawiera bardzo szczegółowe informacje dla osób, które będą wykonywać codzienne zadania wymagane w administracji organizacji.

Kierownictwo i pracownicy powinni często sprawdzać plan operacyjny, aby wykonywać swoją codzienną pracę.

Planowanie operacyjne wskazuje, co, kto, kiedy i ile:

Co

Czynności i zadania, które należy wykonać.

Kto

Ludzie, którzy są odpowiedzialni za każde z działań.

Kiedy

Okresy, w których czynności muszą zostać zakończone.

Ile

Ilość udostępnionych środków finansowych na wykonanie każdego działania.

Kategorie

Plan operacyjny można podzielić na dwie kategorie:

Plany jednorazowego użytku

Dotyczą tylko bieżącego okresu lub konkretnego problemu. Prowadzą działania, które prawdopodobnie nie powtórzą się w przyszłości. Plany te są wykorzystywane tylko raz, aby osiągnąć unikalne cele dla firmy.

Przykładem tego jest pojawienie się wyjątkowego wydarzenia specjalnego w firmie. Mogą mieć jednorazowy plan, aby pokryć wszystko związane z tym wydarzeniem, takie jak zmniejszenie kosztów w przyszłym roku.

Ciągłe plany

Są one przenoszone do przyszłych okresów i modyfikowane w razie potrzeby. Są one opracowywane z myślą o działaniach powtarzających się przez pewien okres czasu, aby pomóc firmie rozwiązać powtarzające się problemy.

Przykładem może być duża firma, która ma powtarzające się działania i musi mieć strukturę, która pozwala każdemu wiedzieć, co się dzieje przez cały czas. Innym przykładem byłby długoterminowy plan zatrzymania pracowników zamiast ich zwolnienia.