System ciągłej inwentaryzacji: wydajność, zalety

System ciągłej inwentaryzacji to metoda księgowania zapasów, która natychmiast rejestruje sprzedaż lub zakup zapasów za pomocą skomputeryzowanych systemów i oprogramowania do zarządzania aktywami biznesowymi.

Pokazuje dość szczegółowy widok zmian w ekwipunku z natychmiastowymi raportami o ilości zapasów w magazynie i dokładnie odzwierciedla poziom dostępnych towarów.

Nieustanna inwentaryzacja jest preferowaną metodą śledzenia zapasów, ponieważ może w sposób ciągły generować wystarczająco dokładne wyniki, jeśli jest właściwie zarządzana.

Jako firma posiadanie większej ilości potrzebnych zasobów jest kosztowne i może generować odpady. Z drugiej strony, posiadanie bardzo mało oznacza, że ​​ryzykujesz rozczarowaniem klientów i utratą przychodów ze sprzedaży z konkurencją.

Ponieważ oprogramowanie do ciągłej inwentaryzacji jest zawsze aktualne, zapewnia natychmiastową widoczność stanów magazynowych, dzięki czemu może szybciej reagować na zmiany popytu.

Jak działa procedura?

Dzięki systemowi ciągłej inwentaryzacji firma stale aktualizuje ewidencję zapasów, księgując dodatki i odliczenia dla takich działań, jak:

- Zakupione przedmioty magazynowe.

- Towar sprzedawany z magazynu.

- Materiały pobrane z inwentarza do wykorzystania w produkcji.

- Wyrzucone artykuły.

System działa doskonale, gdy jest połączony z komputerową bazą danych, aktualizowaną w czasie rzeczywistym przez personel magazynu za pomocą skanerów kodów kreskowych lub sprzedawców korzystających z terminali w punktach sprzedaży.

Okresowe inwentaryzacje a ciągłe inwentaryzacje

Tradycyjnie, gdybyś chciał wiedzieć, ile przedmiotów było dostępnych w magazynie, musiałeś wykonać obliczenia fizyczne i pogodzić je z systemami ręcznymi lub automatycznymi opartymi na partiach.

Spółki fizycznie rozliczały zapasy na koniec danego okresu, a dane dotyczące zapasów były w tym czasie aktualizowane. Jest to znane jako okresowy system inwentaryzacji, ponieważ informacje są okresowo aktualizowane.

System ciągłej inwentaryzacji wykorzystuje oprogramowanie do zarządzania zapasami i procesy, które umożliwiają aktualizację ruchu zapasów w czasie rzeczywistym.

Pracownicy używają skanerów kodów kreskowych do rejestrowania sprzedaży, zakupów lub zwrotów w momencie ich wystąpienia.

Te informacje są wysyłane do bazy danych, która jest stale aktualizowana, aby rejestrować każdą zmianę. Ciągła aktualizacja inwentarza nadaje systemowi nazwę i odróżnia go od okresowego podejścia.

Wieczne konta magazynowe

W tym systemie nie trzeba utrzymywać konta zakupu, ponieważ konto zapasów jest pobierane bezpośrednio przy każdym zakupie towaru.

Konta do zaksięgowania w tym systemie to:

- Kiedy towar jest kupowany i przechowywany w ekwipunku:

- Gdy koszty są ponoszone, takie jak fracht, ubezpieczenie itp., Dodane do kosztu towaru:

- Jeśli towar zostanie zwrócony dostawcy:

- Kiedy towar jest sprzedawany:

- Jeśli towar jest zwracany przez klientów:

- W przypadku stwierdzenia różnicy między kwotą konta zapasów a liczbą fizyczną:

Zalety

Pozwala na precyzyjną wymianę

Zmiany w zapasach są rejestrowane w czasie rzeczywistym, przy zakupie i sprzedaży zapasów. Umożliwia to tworzenie raportów, które natychmiast identyfikują wyczerpujące się pozycje zapasów.

Odkryj upadek i kradzież

W systemie okresowej inwentaryzacji pod koniec okresu inwentaryzacja jest dostosowywana, potwierdzając liczbę inwentaryzacji. Ukrywa to kradzież, kurczenie się, a nawet błędy w liczeniu, gdy korekta ta jest przenoszona na rachunek kosztów sprzedawanych towarów.

System wieczysty porówna wartość zapasów w systemie z liczbą pod koniec okresu i umożliwi zbadanie wszelkich rozbieżności.

Tworzy bardziej dokładne pośrednie sprawozdania finansowe

Ponieważ w systemie zapasów okresowych wartości zapasów nie ulegają zmianie w ciągu okresu, zarówno rachunek zapasów w bilansie, jak i rachunek kosztów towarów sprzedanych w rachunku zysków i strat są niepoprawne w całym okresie. okres.

System wieczysty utrzymuje te prawidłowe kwoty i zapewnia bardziej dokładny zestaw sprawozdań finansowych w całym okresie.

Bliższe zarządzanie poziomami zapasów

Poziomy zapasów są zawsze poprawne i są dostępne online w dowolnym momencie. Możesz poprawnie obliczyć wskaźnik obrotów, aby sprawdzić, czy sprzedaż spada lub czy produkty nie są już szybko sprzedawane.

Integracja z innymi systemami komercyjnymi

Informacje o zapasach w czasie rzeczywistym mają kluczowe znaczenie dla zespołów finansowych i księgowych. Integracja systemu inwentaryzacji z systemami finansowymi pomaga zagwarantować dokładne raporty podatkowe i regulacyjne.

Sprzedawcy mogą zapewnić lepsze wrażenia klientów, bezpośrednio wpływając na ich reputację. Jego integracja z systemami marketingowymi daje zespołowi aktualny obraz tego, co jest sprzedawane, a co nie.

Wady

Wysoki koszt wdrożenia

Aby korzystać z systemu ciągłej inwentaryzacji, firma musi najpierw zainstalować specjalistyczny sprzęt i oprogramowanie. Wymaga dużej inwestycji początkowej, wielu zasobów i czasu na prawidłowe wdrożenie systemu.

Po zainstalowaniu niezbędnego sprzętu i oprogramowania, konserwacja i okresowe aktualizacje będą nadal obowiązkowe, co jeszcze bardziej obciąży firmy.

Większa złożoność

Wymaga od firm oferowania szkoleń każdemu pracownikowi ze względu na złożoność systemu.

Pracownicy będą potrzebować szkolenia w zakresie korzystania z określonego oprogramowania firmy, a także będą szkoleni w zakresie korzystania ze specjalnego sprzętu, takiego jak skanery.

Zarejestrowany inwentarz może nie odzwierciedlać rzeczywistej inwentaryzacji

Wadą może być to, że transakcje są rejestrowane, gdy tylko mają miejsce, ponieważ zarejestrowany ekwipunek może nie odzwierciedlać rzeczywistego stanu magazynowego w czasie.

Wynika to z faktu, że w systemie ciągłej inwentaryzacji liczba inwentaryzacji fizycznej nie jest często używana.

Przy większej liczbie osób wchodzących w transakcje w systemie firma przyjmuje większe ryzyko popełnienia błędów z powodu błędu ludzkiego.

Więcej czasu konsumpcji

Dzięki okresowemu systemowi inwentaryzacji firmy przeznaczają trochę czasu na rejestrację zapasów.

Mogą być rejestrowane co tydzień, co miesiąc lub nawet raz w roku. To sprawia, że ​​system okresowej inwentaryzacji zużywa mniej czasu niż system ciągłej inwentaryzacji.

W systemie wieczystym każda transakcja musi być natychmiast zarejestrowana. Audytorzy powinni dokonać przeglądu transakcji, aby upewnić się, że są one poprawne, a spisy fizyczne muszą być nadal wykonywane, aby znaleźć rozbieżności na danych.