Administracja należnościami: charakterystyka, cele

Administrowanie należnościami odnosi się do zestawu zasad, procedur i praktyk stosowanych przez firmę w odniesieniu do zarządzania sprzedażą oferowaną na kredyt. Obsługa wszystkich oczekujących faktur firma musi otrzymać po dostarczeniu produktu lub usługi.

Oznacza to, że obsługa zbiórki pieniędzy, którą klienci zawdzięczają firmie. Większość firm oferuje swoim klientom możliwość zakupu produktów i usług na kredyt. Po odpowiednim zaprojektowaniu taka umowa może być obustronnie korzystna zarówno dla firmy, jak i dla jej klientów.

Są one jednym z filarów generowania sprzedaży i powinny być zarządzane w celu zapewnienia, że ostatecznie staną się wpływami pieniężnymi. Firma, która nie dokonuje efektywnej konwersji swoich należności na gotówkę, może mieć słabą płynność, paraliżując kapitał obrotowy i napotykając nieprzyjemne trudności operacyjne.

Funkcje

Obejmuje ocenę wypłacalności i ryzyka klienta, ustanowienie warunków i polityki kredytowej oraz zaprojektowanie odpowiedniego procesu zbierania tych rachunków.

Oceń historię finansową i kredytową

Przed zaakceptowaniem współpracy z klientem, firma przeprowadza analizę swojej krótkoterminowej wypłacalności i płynności, weryfikując historię kredytową, sprawozdania finansowe i ogólne warunki ekonomiczne klienta.

Jeśli to konieczne, musisz poprosić

Ustaw jasne warunki płatności

Możliwe do zawarcia porozumienie dla klienta musi być negocjowane bez poświęcania rentowności firmy. Na przykład termin płatności „5% do 10 dni, netto do 30 dni” pozwala klientowi zapłacić 30 dni po dacie płatności.

Oferuje również rabat w wysokości 5% w przypadku, gdy płatność zostanie zrealizowana w ciągu 10 dni od daty wystawienia faktury.

Firmy muszą zrównoważyć korzyści wynikające z rozszerzenia warunków na klientów o ich potrzeby w zakresie przepływów pieniężnych.

Rabaty sprzedaży zachęcające do wcześniejszej płatności są dobrą praktyką, która może poprawić przepływy pieniężne firmy.

Oferowany rabat powinien być atrakcyjny, aby zachęcić klienta do zapłaty faktury w określonym czasie, ale na tyle mały, aby uniknąć pogorszenia marży zysku.

Podaj kilka metod płatności

Opóźnienia w płatnościach są często spowodowane niedogodnością metod płatności dla klientów. Do systemu płatności firmy można dodać różne opcje.

Metoda płatności między bankami za pośrednictwem systemu elektronicznego transferu środków jest znacznie bardziej dostępna dla klientów.

Twórz elektroniczne faktury

Dawno minęły czasy, kiedy jedynym sposobem na uzyskanie rachunków dla klientów była poczta lub komunikator. Technologia umożliwiła firmom wysyłanie zeskanowanych faktur pocztą elektroniczną.

W ten sposób możesz wysyłać faktury natychmiast po zakończeniu projektów. Terminowe dostarczenie faktury może pomóc klientom przygotować się na określony termin.

Proces zbierania

Proces pobierania płatności jest dość prosty, jeśli wszystkie informacje, dokumentacja, księgowość i związane z nim istotne kwestie są aktualizowane.

Po otrzymaniu płatności dokonywany jest zapis księgowy, w którym uznawane jest konto należności, a rachunek gotówkowy jest obciążany.

Domyślne konta

W przypadku niewywiązania się ze zobowiązań, skuteczne może być zatrudnienie agencji windykacyjnych (lub działu firmy) w celu odzyskania całości lub części nieściągalnych należności.

Większość firm tworzy specjalne konto do obsługi kont zaległych, powszechnie nazywanych „rezerwami na wątpliwe konta” lub „nieściągalne konta”.

Cele

- Zapewnienie lepszego przepływu środków pieniężnych i większej płynności dostępnej do wykorzystania w inwestycjach lub przejęciach, zmniejszając łączne saldo należności z tytułu należności.

- Stosuj procedury zapewniające maksymalizację potencjału finansowego należności firmy.

- Ustal z góry rating kredytowy klienta, ustal warunki kredytu i płatności dla każdego rodzaju klienta.

- Często nadzoruj klientów w poszukiwaniu ryzyka kredytowego.

- Wykrywaj opóźnione płatności lub termin płatności kredytów w odpowiednim czasie.

- Bezpośrednie przyczynianie się do zysków firmy poprzez zmniejszenie nieściągalnych długów.

- Utrzymuj dobre relacje zawodowe z klientami.

- Zwiększenie profesjonalnego wizerunku firmy.

Przykłady

Firma Dharma Corp. rozważa uelastycznienie swojej polityki kredytowej, aby oferować kredyty klientom o wysokim ratingu ryzyka, a tym samym być w stanie sprzedać o 20% więcej, ponieważ ma nieaktywne zdolności produkcyjne.

Przedstawiono następujące dane:

Wraz z propozycją uelastycznienia polityki kredytowej oczekuje się:

Aby dowiedzieć się, czy jest to wykonalne, oblicz rentowność wynikającą z dodatkowej sprzedaży i sprawdź, czy jest ona większa lub mniejsza niż całkowita suma:

- Straty wynikające z nieściągalnych należności.

- Wzrost kosztów odbioru.

- Wyższy koszt alternatywny dla kapitału obrotowego ustalony w należnościach przez dłuższy okres.