7 funkcji najbardziej wybitnego sekretarza

Do głównych funkcji sekretarza należy zarządzanie programem, służenie społeczeństwu i zarządzanie poufnymi informacjami. To osoba odpowiedzialna za wykonywanie zadań pomocy administracyjnej w biurze.

Taki ładunek może być wykonywany przez mężczyznę lub kobietę, chociaż najczęściej jest to kobieta, która go wykonuje.

Zazwyczaj kierują poufnymi sprawami osób o określonej hierarchii w firmie, takich jak między innymi dyrektorzy, menedżerowie, prezesi. To czyni z nich prawą rękę dyrektora, dla którego pracują.

Jeśli firma jest mała, największe obciążenie sekretarki związane jest z podstawowymi zadaniami biurowymi.

Niektóre kraje świata poświęcają specjalny dzień w roku, aby podziękować i świętować swoją pracę. Na przykład w Kolumbii, Peru i Meksyku dniem sekretarza jest 26 kwietnia, aw Wenezueli 30 września.

7 głównych funkcji sekretarki

Zadaniem sekretarza jest udzielenie wsparcia i współpracy swojemu szefowi, aby mogła w pełni przestrzegać swojej roli w organizacji, bez opóźnień i zakłóceń.

Chociaż charakter firmy wpływa na rodzaj pracy wymaganej od sekretarza, można powiedzieć, że jej głównymi funkcjami są:

1- Zarządzanie programem

Sekretarz jest odpowiedzialny za aktualizowanie porządku dziennego osoby, dla której pracuje. Tam musisz odzwierciedlać całą swoją pracę, a czasami osobiste zobowiązania.

Musisz także prowadzić rejestr danych wszystkich osób i instytucji, z którymi Twój pracodawca musi się związać.

Program sekretarza zwykle służy jako dziennik operacyjny dyrektora, dla którego pracuje.

2- Uwagę publiczności

Dbałość o opinię publiczną jest jednym z najbardziej podstawowych zadań, które musi wykonać sekretarz. Musisz odbierać połączenia i rejestrować ich powody, a także wszystkie dane, które pozwolą pracodawcy na śledzenie sprawy.

To także osoba, która przyjmuje gości w biurze. Dlatego ważne jest, aby sekretarz zachowywał obraz zgodny z korporacyjnym wizerunkiem miejsca pracy.

Wasza rola polega nie tylko na powitaniu i przyjemnym oczekiwaniu na odwiedzających, ale także daje pierwsze instrukcje i wytyczne dotyczące kultury organizacyjnej i wewnętrznych procesów w firmie.

3- Zarządzanie dokumentami

Oprócz bycia osobą, która otrzymuje i zarządza korespondencją szefa, sekretarka pisze, czyta, odpowiada i archiwizuje większość listów, powiadomień, notatek i e-maili od pracodawcy.

W tym celu wygodnie jest zarządzać pewnymi aplikacjami, które umożliwiają przygotowanie takich dokumentów z większą szybkością i sprawnością.

Specyfika tych kompetencji zależeć będzie od rodzaju pracy wymaganej w obszarze, w którym pracują.

Sekretarz zarządza bazą danych kontaktów swojego szefa i składa pisemną korespondencję, a także protokoły z zebrań i inne interesujące dokumenty w biurze.

To sekretarz zwykle przyjmuje do wiadomości sprawy poruszane podczas ważnych spotkań.

4- Obsługa poufnych informacji (wewnętrznych i zewnętrznych)

Wśród funkcji, które wyróżniają dobrą postać sekretarza, należy właściwie i skutecznie obsługiwać wszystkie informacje, które są niezwykle ważne dla działania firmy lub instytucji, w której pracujesz.

Na przykład powinieneś mieć kontrolę nad dokumentami prawnymi, które mogą być wymagane przez instytucje rządowe w dowolnym momencie.

Możesz również uzyskać dostęp do informacji o środowisku lub któregokolwiek z aktorów związanych z firmą. Informacje te muszą być zarządzane w sposób dyskretny, skuteczny i terminowy.

5- Organizacja biura

Sekretarz musi obsługiwać i utrzymywać sprzęt i meble w biurze: telefony, kserokopiarki, drukarki, projektory, meble, szafki na dokumenty, między innymi.

To on kontroluje stan zapasów i sprzętu biurowego. Utrzymuje również porządek fizycznych i elektronicznych systemów plików, dzięki czemu informacje są łatwo dostępne w razie potrzeby.

Sekretarz musi mieć czystą i zorganizowaną przestrzeń roboczą, ponieważ zazwyczaj jest to jedna z pierwszych rzeczy, które ludzie spoza firmy widzą podczas wchodzenia do swoich obiektów.

6- Przygotowanie prezentacji

Zazwyczaj wykonawca musi przedstawić swoje raporty w formie prezentacji, które podsumowują i hierarchizują informacje. Do tego zadania zwykle prosi o pomoc sekretarza.

Osoba znajdująca się w sekretariacie powinna upewnić się, że informacje, które się tam pojawiają, prawidłowo odzwierciedlają dane, które jego szef chce udostępnić.

Należy również pamiętać, że jest to prezentacja wolna od błędów ortograficznych i zgodna z graficzną tożsamością firmy.

7- Nadzór administracyjny

Sekretarz jest także odpowiedzialny za przestrzeganie zasad i procedur niezbędnych do zajęcia się majątkiem firmy lub instytucji, w której pracuje.

Zgodnie z hierarchicznym poziomem twojego szefa, sekretarka może zweryfikować dokładność danych, które odzwierciedlają szczegóły operacji budżetowych.

Sekretarz musi zajmować się kontrolą zarządzania i właściwym zarządzaniem zasobami w biurze.

Wirtualny sekretarz

Wraz z rozwojem miejsc pracy w sieci pojawia się liczba sekretarek internetowych lub wirtualnych asystentów.

Te sekretarki wykonują większość zadań opisanych powyżej, ale zdalnie. W takich przypadkach sekretarze pobierają opłaty za usługi według godziny lub projektu.