7 funkcji najbardziej wybitnego sekretarza
Do głównych funkcji sekretarza należy zarządzanie programem, służenie społeczeństwu i zarządzanie poufnymi informacjami. To osoba odpowiedzialna za wykonywanie zadań pomocy administracyjnej w biurze.
Taki ładunek może być wykonywany przez mężczyznę lub kobietę, chociaż najczęściej jest to kobieta, która go wykonuje.
Zazwyczaj kierują poufnymi sprawami osób o określonej hierarchii w firmie, takich jak między innymi dyrektorzy, menedżerowie, prezesi. To czyni z nich prawą rękę dyrektora, dla którego pracują.
Jeśli firma jest mała, największe obciążenie sekretarki związane jest z podstawowymi zadaniami biurowymi.
Niektóre kraje świata poświęcają specjalny dzień w roku, aby podziękować i świętować swoją pracę. Na przykład w Kolumbii, Peru i Meksyku dniem sekretarza jest 26 kwietnia, aw Wenezueli 30 września.
7 głównych funkcji sekretarki
Zadaniem sekretarza jest udzielenie wsparcia i współpracy swojemu szefowi, aby mogła w pełni przestrzegać swojej roli w organizacji, bez opóźnień i zakłóceń.
Chociaż charakter firmy wpływa na rodzaj pracy wymaganej od sekretarza, można powiedzieć, że jej głównymi funkcjami są:
1- Zarządzanie programem
Sekretarz jest odpowiedzialny za aktualizowanie porządku dziennego osoby, dla której pracuje. Tam musisz odzwierciedlać całą swoją pracę, a czasami osobiste zobowiązania.
Musisz także prowadzić rejestr danych wszystkich osób i instytucji, z którymi Twój pracodawca musi się związać.
Program sekretarza zwykle służy jako dziennik operacyjny dyrektora, dla którego pracuje.
2- Uwagę publiczności
Dbałość o opinię publiczną jest jednym z najbardziej podstawowych zadań, które musi wykonać sekretarz. Musisz odbierać połączenia i rejestrować ich powody, a także wszystkie dane, które pozwolą pracodawcy na śledzenie sprawy.
To także osoba, która przyjmuje gości w biurze. Dlatego ważne jest, aby sekretarz zachowywał obraz zgodny z korporacyjnym wizerunkiem miejsca pracy.
Wasza rola polega nie tylko na powitaniu i przyjemnym oczekiwaniu na odwiedzających, ale także daje pierwsze instrukcje i wytyczne dotyczące kultury organizacyjnej i wewnętrznych procesów w firmie.
3- Zarządzanie dokumentami
Oprócz bycia osobą, która otrzymuje i zarządza korespondencją szefa, sekretarka pisze, czyta, odpowiada i archiwizuje większość listów, powiadomień, notatek i e-maili od pracodawcy.
W tym celu wygodnie jest zarządzać pewnymi aplikacjami, które umożliwiają przygotowanie takich dokumentów z większą szybkością i sprawnością.
Specyfika tych kompetencji zależeć będzie od rodzaju pracy wymaganej w obszarze, w którym pracują.
Sekretarz zarządza bazą danych kontaktów swojego szefa i składa pisemną korespondencję, a także protokoły z zebrań i inne interesujące dokumenty w biurze.
To sekretarz zwykle przyjmuje do wiadomości sprawy poruszane podczas ważnych spotkań.
4- Obsługa poufnych informacji (wewnętrznych i zewnętrznych)
Wśród funkcji, które wyróżniają dobrą postać sekretarza, należy właściwie i skutecznie obsługiwać wszystkie informacje, które są niezwykle ważne dla działania firmy lub instytucji, w której pracujesz.
Na przykład powinieneś mieć kontrolę nad dokumentami prawnymi, które mogą być wymagane przez instytucje rządowe w dowolnym momencie.
Możesz również uzyskać dostęp do informacji o środowisku lub któregokolwiek z aktorów związanych z firmą. Informacje te muszą być zarządzane w sposób dyskretny, skuteczny i terminowy.
5- Organizacja biura
Sekretarz musi obsługiwać i utrzymywać sprzęt i meble w biurze: telefony, kserokopiarki, drukarki, projektory, meble, szafki na dokumenty, między innymi.
To on kontroluje stan zapasów i sprzętu biurowego. Utrzymuje również porządek fizycznych i elektronicznych systemów plików, dzięki czemu informacje są łatwo dostępne w razie potrzeby.
Sekretarz musi mieć czystą i zorganizowaną przestrzeń roboczą, ponieważ zazwyczaj jest to jedna z pierwszych rzeczy, które ludzie spoza firmy widzą podczas wchodzenia do swoich obiektów.
6- Przygotowanie prezentacji
Zazwyczaj wykonawca musi przedstawić swoje raporty w formie prezentacji, które podsumowują i hierarchizują informacje. Do tego zadania zwykle prosi o pomoc sekretarza.
Osoba znajdująca się w sekretariacie powinna upewnić się, że informacje, które się tam pojawiają, prawidłowo odzwierciedlają dane, które jego szef chce udostępnić.
Należy również pamiętać, że jest to prezentacja wolna od błędów ortograficznych i zgodna z graficzną tożsamością firmy.
7- Nadzór administracyjny
Sekretarz jest także odpowiedzialny za przestrzeganie zasad i procedur niezbędnych do zajęcia się majątkiem firmy lub instytucji, w której pracuje.
Zgodnie z hierarchicznym poziomem twojego szefa, sekretarka może zweryfikować dokładność danych, które odzwierciedlają szczegóły operacji budżetowych.
Sekretarz musi zajmować się kontrolą zarządzania i właściwym zarządzaniem zasobami w biurze.
Wirtualny sekretarz
Wraz z rozwojem miejsc pracy w sieci pojawia się liczba sekretarek internetowych lub wirtualnych asystentów.
Te sekretarki wykonują większość zadań opisanych powyżej, ale zdalnie. W takich przypadkach sekretarze pobierają opłaty za usługi według godziny lub projektu.