7 najbardziej wybitnych funkcji administratora
Funkcje administratora to zadania wykonywane z zamiarem osiągnięcia efektywności w każdym podjętym projekcie. Muszą dążyć do ciągłego doskonalenia zarządzania zasobami, personelem, sprzętem, materiałami, pieniędzmi i relacjami międzyludzkimi.
Administrator jest odpowiedzialny za robienie rzeczy niezbędnych do osiągnięcia celów biznesowych.
Według Petera Druckera, naukowca z administracji, podstawową funkcją administratora jest „kierowanie zasobami i wysiłkami organizacji w kierunku możliwości, które pozwolą jej uzyskać istotne ekonomicznie wyniki”.
Ze swojej strony profesor Henry Mintzberg stwierdza, że administrator kontroluje, wykonuje, zarządza, analizuje, komunikuje, łączy, planuje, prowadzi, negocjuje, motywuje i podejmuje decyzje.
Oznacza to, że administrator wymaga bardzo solidnych umiejętności technicznych, ale także umiejętności interpersonalnych, które pozwalają mu odpowiednio przejąć jego przywództwo.
W strukturze organizacyjnej administrator zazwyczaj znajduje się w zarządzaniu lub zarządzaniu operacjami komercyjnymi.
7 głównych funkcji administratora
Chociaż administrator dostosowuje swoje działania do charakteru i potrzeb organizacji, dla której działa, można powiedzieć, że jego głównymi funkcjami są:
1- Planowanie
Jest to jedna z pierwszych funkcji administratora, ponieważ zakłada rozumowanie różnych aspektów działania pomysłu na biznes.
Ten profesjonalista musi zaprojektować plany na podstawie informacji o środowisku i celu biznesowym. Plany te muszą zawierać jasne cele krótko- i długoterminowe.
Aby ta funkcja była w pełni przestrzegana, ważne jest, aby administrator stale monitorował środowisko, tak aby odpowiednio uchwycić szanse i zagrożenia dla firmy.
2- Organizacja
Funkcja ta polega na koordynacji wysiłków i zasobów firmy w kierunku jednego lub kilku wspólnych celów.
Chodzi o dostosowanie struktury organizacyjnej i przypisanie zasobów finansowych i ludzkich zgodnie ze zdefiniowanym planem.
3- Reprezentacja
Administrator może reprezentować firmę w negocjacjach z organami regulacyjnymi kraju, a także w sprawach podatkowych organizacji.
Ponadto podpis administratora jest bardzo ważny w działalności biznesowej aktywów korporacyjnych.
Administrator może być rzecznikiem organizacji przed mediami, aby omawiać pewne problemy w imieniu firmy.
Krótko mówiąc, są to czynności prawne, ceremonialne i symboliczne w imieniu organizacji. Niektóre z nich mogą podpisywać oficjalne dokumenty, obsługiwać klientów, kupujących i oficjalne wizyty, a także przewodniczyć pewnym spotkaniom i ceremoniom.
Chociaż są to zadania, które wydają się trywialne i nie implikują podejmowania decyzji, są one ważne dla prawidłowego funkcjonowania organizacji.
4- Administracja budżetowa
Funkcja ta jest nieodłącznie związana z ich stanowiskiem i wiąże się z zadaniem zarządzania i / lub zarządzania budżetem firmy, dążąc do największych zysków przy optymalnym inwestowaniu zasobów finansowych, materialnych i ludzkich.
W rzeczywistości administrator jest tym, który dokonuje przelewów pieniężnych między i z kont firmowych.
Oznacza to, że to osoba programująca i autoryzująca przydzielanie budżetu do każdego obszaru i / lub projektu firmy; decyduje, kto otrzymuje to, co pod względem zasobów ludzkich, finansowych i czasowych.
W tym sensie zarządza priorytetami i jest obecny w definicji podwyżek wynagrodzeń oraz w dyskusji na temat układów zbiorowych w przypadkach, które mają zastosowanie.
Administrator jest także opiekunem majątku firmy. Oznacza to, że do Ciebie należy decyzja, kiedy i jak pozbyć się tych aktywów.
Oznacza to również, że jesteś osobiście odpowiedzialny za straty lub bankructwo. I jest obecny w inwestycjach i operacjach kupna i sprzedaży, w których działa firma.
5- Odpowiedzialność
Administrator musi być odpowiedzialny przed prezesem i akcjonariuszami spółki.
Składa również sprawozdania organom regulacyjnym w celu utrzymania aktualności działań obywatela, biorąc pod uwagę, że jest on prawnym przedstawicielem firmy.
W ten sam sposób administrator zbiera raporty o różnych adresach firmy, aby skonsolidować wszystkie dane w jednym dokumencie, który odzwierciedla wydajność firmy.
6- Przywództwo
Administrator w końcu będzie musiał kierować i nadzorować grupę osób, które wspierają go w jego zadaniach.
Oznacza to, że osoba, która przyjmuje tę pozycję, musi posiadać umiejętności interpersonalne, które pozwalają mu na pozytywną i skuteczną interakcję z pracownikami pod jego dowództwem.
Podobnie, jak każdy przywódca, musisz przekazać władzę i obowiązki innym.
Musisz także przygotować się do słuchania, szkolenia, motywowania i oceny wyników swoich pracowników.
Z drugiej strony administrator często angażuje się w zatrudnianie i szkolenie personelu.
W tym sensie ważne jest, aby administrator starał się pogodzić indywidualne potrzeby pracowników z celami organizacji.
To przywództwo oznacza również, że musi być aktywne w stosunku do najlepszych sposobów wypełniania swojej misji.
Oznacza to, że idealnym rozwiązaniem jest przyjęcie przez administratora roli przedsiębiorczej i twórczej, proponowanie nowych i lepszych sposobów działania firmy.
7- Łącze lub komunikacja
Praca administratora będzie również służyć jako łącznik między kierownictwem a resztą pracowników firmy.
W ten sam sposób buduje mosty między organizacją a aktorami jej otoczenia zewnętrznego, zwłaszcza z podmiotami rządowymi.
Z wierzycielami i dostawcami firmy relacje muszą być pełne szacunku, profesjonalne i serdeczne, więc administrator musi zająć się tą pracą.
Aby w pełni wypełnić tę funkcję, administrator musi udostępnić odpowiednie informacje wszystkim osobom zaangażowanym w organizację.
Podobnie, musi stworzyć odpowiednią, szeroką i różnorodną sieć kontaktów oraz opracować z nimi najbardziej odpowiednie i skuteczne środki komunikacji, zapewniając, że rozpowszechniane informacje będą tak aktualne i możliwie wiarygodne.
Rola przywódcza administratora przyznaje uprawnienia jako oficjalny informator w firmie.
Gdy pracownikom trudno komunikować się ze sobą, administrator buduje między nimi mosty.
To ostatnie dotyczy również konfliktów. Kluczowa jest tutaj pojednawcza rola administratora.
Krótko mówiąc, administrator pełni ważne funkcje w organizacji, ponieważ przyczynia się do tego, że wszystko i wszyscy w firmie są zorientowani na osiągnięcie wspólnego celu.